Intelligente
Felder bieten die Möglichkeit, Informationen oder Grafiken in einem Feld nur
anzuzeigen, wenn der Wert anderer Felder in der Organigrammbox bestimmte
Kriterien erfüllt. Dies ist mit der bedingten
Formatierung vergleichbar. Allerdings werden Bedingungen nur auf ein
einzelnes Feld statt auf eine gesamte Organigrammbox angewendet.
Im folgenden
Beispiel sind zwei vakante Positionen vorhanden: eine Position, die besetzt
werden kann, und eine, die nicht besetzt werden kann. Ob die Position besetzt
werden kann, wird durch die Stellenbezeichnung bestimmt. Leitende Positionen
müssen besetzt werden, andere können zum jetzigen Zeitpunkt nicht besetzt
werden.
Sie können ein
intelligentes Feld einrichten, das den Text AUSFÜLLEN in Organigrammboxen
anzeigt, die den Begriff „Vakant“ und das Wort „Leiter“ im Titel enthalten. In
Organigrammboxen, die den Begriff „Vakant“ UND NICHT das Wort „Leiter“ im Titel
enthalten, zeigt das Feld den Text NICHT AUSFÜLLEN an. Für besetzte Positionen
wird kein Text im Feld angezeigt.
So richten Sie ein intelligentes Feld ein:
1 Klicken Sie auf den Tab Start
und wählen Sie Felder definieren.
Das Dialogfeld Felder
definieren wird geöffnet.
2 Klicken Sie auf Intelligentes
Feld hinzufügen.
3 Geben Sie einen Namen
für das Feld ein und legen Sie den entsprechenden Typ und die Kategorie fest,
wie unter Definieren von
Feldeigenschaften beschrieben.
4 Klicken Sie auf die
Schaltfläche Optionen.
Das Dialogfeld Intelligente
Feld wird geöffnet.
5 Klicken Sie auf
„Hinzufügen“. Das Dialogfeld „Bedingte Formatierungseigenschaften“ wird
angezeigt.
6 Klicken Sie in der
Spalte Bedingung auf die Schaltfläche Optionen, um den
Bedingungseditor zu öffnen.
7 Füllen Sie die
Bedingungen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen
einer bedingten Formatierung.
8 Klicken Sie auf OK,
um zum Dialogfeld Intelligente Feld zurückzukehren. Wiederholen Sie die
Schritte 5 bis 8, wie erforderlich.
9 Geben Sie den Ausgabetyp
ein:
· Wählen Sie Wert,
um den Wert einzugeben, der für das intelligente Feld angezeigt werden soll,
wenn die Bedingung wahr ist.
· Wählen Sie Feld,
um ein vorhandenes Feld auszuwählen, das angezeigt werden soll, wenn die
Bedingung wahr ist.
· Wählen Sie „Ausblenden“,
um das intelligente Feld auszublenden, wenn die Bedingung erfüllt ist.
10 Geben Sie die Ausgabeinformationen ein
(den Wert oder das Feld, der bzw. das angezeigt werden soll, wenn die Bedingung
im intelligenten Feld erfüllt ist).
11 (Optional) Klicken Sie
auf die Zelle Format, um Schriftart, Ausrichtung, Rahmen und Schatten
für das Feld zu formatieren. Der Beispieltext wird mit den
Formatierungsänderungen aktualisiert.Wenn Sie auf „Anwenden“ klicken, sehen Sie
in der Vorschau, wie die Ausgabe aussehen wird. Klicken Sie auf „OK“, um zum
Dialogfeld „Intelligente Felder“ zurückzukehren. (Sie können jederzeit die
Schaltfläche „Formatierung löschen“ verwenden, um angewendete Formatierungen zu
entfernen.
12 Fügen
Sie nach Bedarf weitere beliebige Bedingungen hinzu, indem Sie die oben
beschriebenen Schritte erneut ausführen, oder wählen Sie eine bestehende
Bedingung, die einer neuen, die Sie erstellen möchten, ähnlich ist, und klicken
Sie auf „Bedingung kopieren“. Anschließend können Sie die Schaltfläche
„Bedingung bearbeiten“ verwenden, um diese (oder jede andere bestehende)
Bedingung zu bearbeiten.
13 Klicken Sie in den Dialogfeldern
„Intelligente Felder“ und „Felder definieren“ jeweils auf „OK“, um sie zu
schließen.
14 Übernehmen Sie die neuen
Felder in Ihr gesamtes Organigramm, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Die
neuen Felder werden dort angezeigt, wo die Bedingungen erfüllt sind.
Wenn die
Bedingungen nicht wie erwartet angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass
das intelligente Feld in Ihrem Boxlayout enthalten ist. Weitere Informationen
finden Sie unter Ändern des Box-Layouts.
Zum Ändern der
Prioritäten der Bedingungen wählen Sie eine Bedingung aus und verwenden Sie die
Pfeile nach oben und nach unten auf der rechten Seite.
Beide
Bedingungen im obigen Beispiel können auf denselben Mitarbeiter angewendet
werden. Die Rangfolge der Bedingungen bestimmt, welche Ausgabe in der
Organigrammbox dieses Mitarbeiters verwendet wird.
Siehe: