Quelldaten
müssen ordnungsgemäß formatiert sein, um in OrgPlus importiert werden zu
können.
Sehen Sie...
Sie können auch auf den Link Muster-Datendatei anzeigen in der Willkommensleiste klicken,
um ein Beispiel für die richtige Formatierung anzuzeigen.
Datenquellen
müssen die Felder Position und Berichtet an enthalten. OrgPlus
kann hierarchische Diagramme nur erstellen, wenn diese Felder während des
Importvorgangs verfügbar sind.
· Feld ”Position”
Für jeden Datensatz muss ein Feld Position
vorhanden sein. Hierfür wird normalerweise eine numerische ID verwendet, wie
z. B. der Tätigkeitscode oder die Mitarbeiter-ID. Auch eine E-Mail-Adresse
kann verwendet werden. Von der Verwendung der Mitarbeiternamens wird abgeraten,
da Namen nicht eindeutig sind.
· Feld ”Berichtet an”
Zur Ermittlung der Hierarchie (wer berichtet an
wen) muss jeder Datensatz ein Feld Berichtet an aufweisen. Mithilfe des Felds
Berichtet an kann OrgPlus ein
hierarchisches Diagramm erstellen.
Hinweis: OrgPlus kann auch Daten verarbeiten, die
eine Hierarchie enthalten, die nicht nur durch die Felder Berichtet an
und Position definiert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie
unter Komplexe Hierarchien.
Sie können eine
Datei aus einer beliebigen Quelle importieren, sofern bestimmte
Mindestanforderungen eingehalten werden.
Halten Sie sich
zur Erstellung einer Importdatei an folgende Richtlinien:
So
bereiten Sie Ihren Text zum Importieren vor:
1 Erstellen Sie in der
Datei jeweils eine Zeile für jeden Datensatz im Diagramm.
2 Wenn Sie aus einer Textdatei
importieren, müssen die einzelnen Felder durch ein Trennzeichen (Tab, Komma,
Semikolon, Leerzeichen oder anderes Zeichen) voneinander getrennt werden.
· Im folgenden Beispiel
haben die Datensätze jeweils vier durch Kommas voneinander getrennte Felder.
Diese vier Felder sind Position, Berichtet an, Name und Titel.
Dabei wird das Feld Position als eindeutige Kennung für die einzelnen
Datensätze verwendet.
1, ,Chris Phillips,President
2,1,Lynn
Brewer,Chief Financial Officer
3,1,Larry Stevens,Vice President
3 Wenn Sie aus Excel
importieren, werden die Kommas automatisch eingefügt. Jedes Feld muss in eine
eigene Zelle eingegeben werden.
1 |
|
Chris Philips |
President |
2 |
1 |
Lynn Brewer |
Chief Financial Officer |
3 |
1 |
Larry Stevens |
Vice President |
4 Sie können außerdem die
einzelnen Feldwerte mit in die Texttrennzeichen aufnehmen.
Wenn Sie z. B. Felder durch Leerzeichen trennen, müssen Sie Feldwerte in
andere Trennzeichen einschließen, wenn die Feldwerte selbst Leerzeichen
enthalten. Feldwerte können in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen sein,
wie z. B.: "2" "1" "Lynn Brewer" "Chief
Financial Officer".
5 Wenn Sie eines Ihrer
Texttrennzeichen als Zeichen (Literal) verwenden möchten, müssen Sie diesem ein
Escape-Symbol voranstellen.
Wenn z. B. ein Feldwert doppelte Anführungszeichen enthält, müssen Sie
diesem einen umgekehrten Schrägstrich (\) als Escape-Zeichen voranstellen, um
anzugeben, dass es sich in diesem Fall um tatsächliche Anführungszeichen und
nicht um das Trennzeichen für ein Feld handelt.
6 Jeder Datensatz muss ein
Feld Position ein Feld Berichtet an enthalten. Andernfalls kann
der Import-Assistent das Verhältnis zwischen den einzelnen Einträgen nicht
ermitteln.
7 Sie können eine
Kopfzeile erstellen, aus der OrgPlus die Namen der Felder in der Text- oder
Exceldatei entnehmen kann.
Wenn Sie eine Kopfzeile erstellen, muss diese die erste Zeile in der Datei
bilden. Anstelle von Feldwerten enthalten die Felder in dieser Zeile die Namen
der Felder selbst, z. B.: Mitarbeitername, Position, Berichtet an und Titel.
8 Die Datei darf keine
Leerzeilen enthalten.
Ihre Quelle
kann auch erweiterte Datenfelder enthalten. Erweiterte Datenfelder
automatisieren die Diagrammformatierung und können zur Identifizierung von
Stellvertreter-Boxen, zum Einfügen von Sub-Chart-Umbrüchen, zum Ausblenden von
Zweigen oder zur Spezifizierung der Diagrammstile ausgewählter Zweige dienen.
Ferner können mithilfe von erweiterten Datenfeldern auch Zeilen angegeben
werden, die beim Importvorgang ignoriert werden sollen.
Um erweiterte Datenfelder nutzen zu können, muss
die Importdatei eine Kopfzeile enthalten. Die Kopfzeile muss Spalten enthalten,
die den einzelnen verwendeten erweiterten Datenfeldern entsprechen. Wenn Sie
aus einer Datenbank importieren, müssen die Felder in der Quelldatenbanktabelle
(bzw. -Ansicht) dem relevanten erweiterten Datenfeld entsprechend benannt sein.
Eine typische Excel-Importdatei könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
IstStellvertreter |
BreakAt |
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
Stellvertreter |
1 |
0 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP |
0 |
1 |
Wenn ein Mitarbeiter regulär
mehreren Vorgesetzten unterstellt ist, fügen Sie den Datenfeldern die Spalte
AltBerichtetAn hinzu. Das Datenfeld AltBerichtetAn muss wie das Datenfeld BerichtetAn
eine Liste mit durch Semikolon getrennten Zahlen enthalten, die auf die
Zeilennummern derjenigen Personen in der Liste verweisen, denen dieser
Mitarbeiter unterstellt ist.
Wenn das Feld IstStellvertreter
in einer Importdatei enthalten ist, kann OrgPlus automatisch Stellvertreter in
Ihrem Diagramm formatieren. Wenn IstStellvertreter bei einem Datensatz
auf 1 gesetzt ist, wird die entsprechende Box zum Stellvertreter.
Wenn z. B.
das Feld IstStellvertreter bei Corinne Speer auf 1 gesetzt wird,
ergibt sich folgende Diagrammformatierung:
Hinweis: Sie können in der Spalte IstStellvertreter
einen Stellvertreter-Zweigstil definieren (siehe Tabelle im Abschnitt Zweigstil unten).
Wenn eine
Importdatei das Feld BreakAt enthält, fügt OrgPlus beim entsprechenden Datensatz
automatisch einen Sub-Chart-Umbruch ein.
· Wenn BreakAt auf 0 gesetzt ist,
wird kein Sub-Chart-Umbruch eingefügt.
· Wenn BreakAt auf 1 gesetzt ist,
wird ein Sub-Chart-Umbruch eingefügt.
· Wenn BreakAt auf eine Textzeichenfolge gesetzt ist (z. B. Marketing), wird ein Sub-Chart-Umbruch
eingefügt und das Sub-Chart nach dem Text benannt.
Wenn eine
Importdatei das Feld CollapseAt enthält, erweitert oder reduziert
OrgPlus den mit den einzelnen Boxen verbundenen Zweig automatisch. Wenn CollapseAt
auf 1 gesetzt ist, wird der Zweig reduziert.
Mit dem
erweiterten Datenfeld Zweigstil wird der von Ihnen angegebene Zweigstil
in alle Untergebenenboxen des gewählten Datensatzes übernommen. Für Diagramme,
die mithilfe des Importassistenten erstellt wurden, werden die Zweigstile
standardmäßig so ausgewählt, dass sie eine möglichst geringe Anzahl von Seiten
aufweisen und die Boxen auf den einzelnen Seiten optimal verteilt sind.
Folgende Zweigstile sind verfügbar:
Branch Style |
Name |
Branch Style |
Name |
TreeStyle |
ListStyle |
||
TreeLeftStyle |
LeftListStyle |
||
TreeRightStyle |
BoxListStyle |
||
TreeStaggerStyle |
BoxListLeftStyle |
||
TreeStaggerLeftStyle |
BoxListRightStyle |
||
TreeStaggerRightStyle |
SuperiorBoxListStyle |
||
TwoColumnStyle |
Assistant1Style |
||
TwoColumnTreeStyle |
Assistant2Style |
||
FourColumnStyle |
Assistant3Style |
||
FourColumnTreeStyle |
Assistant4Style |
||
OneColumnStyle |
Assistant5Style |
||
OneColumnLeftStyle |
Assistant6Style |
||
OneColumnCenterStyle |
Assistant7Style |
||
OneColumnLeftCenterStyle |
Assistant8Style |
||
|
OneColumnEdgeLeft |
|
OneColumnEdgeRight |
MultiColumnLine |
CoManagerStyle |
||
MultiColumnPair |
|
|
Mit dem Feld Sequenz
steuern Sie die Reihenfolge, in der Untergebenenboxen unter einem Manager angeordnet
werden. Die Boxen werden von links nach rechts und dann von oben nach unten
angeordnet.
Beispiel:
Durch Import folgender Daten...
ID |
BerichtetAn |
Name |
Title |
Sequenz |
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
3 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
2 |
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
1 |
... ergäbe sich folgendes Diagramm:
Beachten Sie, dass Larry Stevens, dem Sequenznummer 3 zugewiesen ist,
an dritter Stelle von links angezeigt wird.
Das Feld Sequenz
kann auch verwendet werden, um Untergebene in mehreren Reihen und Spalten unter
einem Manager aufzuführen. Dazu geben Sie für jeden Datensatz durch einen
Doppelpunkt getrennte Zeilen- und Sequenznummern ein.
Beispiel: Durch Import folgender Daten...
ID |
Berichtet an |
Name |
Funktion |
Sequenz |
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Verkauf |
1:1 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Technik |
1:2 |
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
1:3 |
5 |
1 |
Gary Truman |
Direktor Operations |
2:1 |
6 |
1 |
Martin Sawyer |
Direktor Finanzen |
2:2 |
... ergäbe sich folgendes Diagramm:
Mit dem Feld Exclude
können Sie festlegen, wie die einzelnen Boxen Ihres Diagramms in Bezug auf
Berechnungen zu behandeln sind.
· Wenn Exclude auf 0 gesetzt ist,
wird eine Box bei sämtlichen Zählungen und Berechnungen berücksichtigt.
· Wenn Exclude auf 1 gesetzt ist,
wird eine Box von sämtlichen Zählungen und Berechnungen ausgeschlossen.
· Wenn Exclude auf 2 gesetzt ist,
wird eine Box von sämtlichen Zählungen ausgeschlossen.
· Wenn Exclude auf 3 gesetzt ist,
wird eine Box von sämtlichen Berechnungen ausgeschlossen.
Mit dem Feld Format
können Sie das Format der jeweiligen Box festlegen. Im folgenden Beispiel sehen
Sie einen Teil der verfügbaren Optionen. Weitere Informationen zum erweiterten
Datenfeld Format finden Sie in der OrgPlus Wissensbasis unter www.orgplus.com/support.
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
Format |
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
fields_show=”Name, Title”, font=”Verdana,12, blue” |
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
Im Feld Special
können Sie Diagrammformatierungen wie Titel oder Hintergrundfarbe des Diagramms
festlegen. Weitere Informationen zum erweiterten Datenfeld Special
finden Sie in der OrgPlus Wissensbasis unter www.orgplus.com/support.
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
Special |
Format |
|
|
|
|
title=”My Corp” |
font= ”r;Verdana, 24” |
|
|
|
|
chart_fill=”solidfill, green” |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
|
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
|
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
|
|
Mithilfe des
Feldes Special können beliebige Zeilen aus der Importdatenquelle
ignoriert werden. Beispielsweise eine Zusammenfassungszeile in einer Excel-Datei,
wie das folgende Beispiel zeigt.
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
Gehalt |
Special |
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
125,000 |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
75,000 |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
100,000 |
|
|
|
|
Gesamtsumme |
300,000 |
Ignorieren |
Mithilfe des
Feldes AuxBerichtetAn können Sie eine oder mehrere zusätzliche
Berichtsbeziehungen in Ihrem Diagramm festlegen.
Der Import
folgender Daten:
ID |
BerichtetAn |
AuxBerichtetAn |
Name |
Titel |
1 |
|
|
Lynn Brewer |
CEO |
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
VP Sales |
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
VP Engineering |
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
VP Marketing |
5 |
2 |
4 |
Gary Truman |
Director Sales/Marketing |
6 |
3 |
|
Martin Sawyer |
Director Engineering |
Dies würde folgendes Diagramm ergeben:
Hinweis: Mehrere zusätzliche Berichtsbeziehungen
für einen einzelnen Datensatz müssen durch ein Semikolon getrennt werden.
Sie können die Darstellung der
Hilfslinien vor dem Importieren definieren, indem Sie dem Feld ZusBerichtetAn
Formatierungsregeln hinzufügen.
Sie können folgende
Linienattribute definieren:
· Beschriftung: Beschriftungsinhalt wird in Anführungszeichen
gesetzt („10%“).
· Liniendarstellung: Legen Sie die Darstellung der Hilfslinien
fest, indem Sie das Wort durchgehend, gestrichelt oder gepunktet mit aufnehmen.
· Linienstärke: Definieren Sie die Stärke der Linie, indem Sie
einen numerischen Wert, der das Punktgewicht darstellt (z. B. .5), einbeziehen.
· Farbe: Legen Sie die Farbe einer Linie fest, indem Sie
einen sechsstelligen Hexadezimalwert (#FFFFFF) einbeziehen.
· Eigenschaften: Legen Sie die Linieneigenschaft durch Einbeziehen
eines der folgenden Wörter fest:
· Umgebend: Erstellt eine Linie, die um die anderen Boxen im
Organigramm herum verläuft.
· Unter: Erstellt eine Linie, die unterhalb der anderen
Boxen im Organigramm verläuft.
· Darstellung: Legen Sie die Darstellung der Linie fest (ob es
sich um einen Pfeil handelt und wenn ja, wie dieser dargestellt wird).
Verwenden Sie dazu eines der folgenden Wörter:
· ++Kein: Erstellt eine einfache Linie.
· Anfang: Setzt einen Zeiger an den Anfang der Linie.
· Ende: Setzt einen Zeiger an das Ende der Linie.
· Beide: Setzt einen Zeiger an beide Enden der Linie.
Zeichenfolgen der
Formatierungsregeln werden nach dem numerischen Wert, der die
ZusBerichtetAn-Beziehung darstellt, in Klammern gesetzt. In diesem Beispiel
wird die zusätzliche Berichtsbeziehung von Gerhard Teichmann durch eine weiße
gepunktete Linie mit einem Punktgewicht von .25 dargestellt, die um das
Organigramm herum verläuft und mit der Beschriftung „40%“ versehen ist.
ID |
BerichtetAn |
|
Name |
Titel |
1 |
|
|
Linda Bauer |
Vorstandsvorsitzender |
2 |
1 |
|
Ludwig Schmidt |
Vorstand Vertrieb |
3 |
1 |
|
Katrin Krause |
Vorstand Technik |
4 |
|
|
Frank Büchner |
Vorstand Marketing |
5 |
2 |
4 („40%“, gepunktet, .25, #FFFFFF, umgebend, beide) |
Gerhard Teichmann |
Leiter Vertrieb/Marketing |
6 |
3 |
|
Martin Schulz |
Leiter Technik |
Jede definierte Formatierungsregel
wird auf nicht formatierte Regeln in nachfolgenden ZusBerichtetAn-Beziehungen
übertragen. In diesem Beispiel werden alle Formatierungsregeln, die auf die
zusätzliche Berichtsbeziehung von Gerhard Teichmann angewendet werden, für
Martin Schulz übernommen mit Ausnahme der Beschriftung. Diese lautet für
die Beziehung von Martin Schulz „30%“.
ID |
BerichtetAn |
|
Name |
Titel |
1 |
|
|
Linda Bauer |
Vorstandsvorsitzender |
2 |
1 |
|
Ludwig Schmidt |
Vorstand Vertrieb |
3 |
1 |
|
Katrin Krause |
Vorstand Technik |
4 |
|
|
Frank Büchner |
Vorstand Marketing |
5 |
2 |
4 („40%“, gepunktet, .25, #FFFFFF, umgebend, beide) |
Gerhard Teichmann |
Leiter Vertrieb/Marketing |
6 |
3 |
3 ('30%'); |
Martin Schulz |
Leiter Technik |
Hinweis: Bei überlappenden Hilfslinien wird die
Verbindungslinie gestrichelt dargestellt:
Im Feld BerichtetAnFormat
können Sie die Attribute der BerichtetAn-Linien definieren, die Vorgesetzte und
ihre unterstellten Mitarbeiter verbinden. Im folgenden Beispielorganigramm wird
die Linie, die Linda Bauer mit dem ihr unterstellten Mitarbeiter, Ludwig
Schmidt, verbindet, im Feld BerichtetAnFormat angegeben.
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
BerichtetAnFormat |
1 |
|
Linda Bauer |
Vorstandsvorsitzender |
|
2 |
1 |
Ludwig Schmidt |
Vorstand Vertrieb |
„75%“, durchgehend,.5,#000000 |
3 |
1 |
Katrin Krause |
Vorstand Technik |
|
4 |
1 |
Frank Büchner |
Vorstand Marketing |
|
Die formatierten Attribute und Regeln
sind weitgehend mit den unter Formatieren von Hilfslinien beschriebenen
vergleichbar.
Für Berichtsbeziehungen können
Sie folgende Verbindungslinienattribute definieren:
· Beschriftung: Beschriftungsinhalt wird in Anführungszeichen
gesetzt („10%“).
· Liniendarstellung: Legen Sie die Darstellung der Hilfslinien
fest, indem Sie das Wort durchgehend, gestrichelt oder gepunktetmit aufnehmen.
· Linienstärke: Definieren Sie die Stärke der Linie, indem Sie einen
numerischen Wert, der das Punktgewicht darstellt (z. B. .5), einbeziehen.
· Farbe: Legen Sie die Farbe einer Linie fest, indem Sie
einen sechsstelligen Hexadezimalwert (z. B. #FFFFFF) einbeziehen.
Zeichenfolgen der
Formatierungsregeln werden durch Komma getrennt. Im obigen Beispiel wird die
Linie, die Ludwig Schmidt mit seiner Vorgesetzten, Linda Bauer, verbindet,
durch eine durchgehende schwarze Linie mit einem Punktgewicht von .5
dargestellt, die um das Organigramm herum verläuft und die Beschriftung „75%“
trägt.
Da für die nachfolgenden
unterstellten Mitarbeiter von Linda Bauer (Katrin Krause und Frank Büchner) in
obigem Beispiel keine Formatierung festgelegt wurde, wird die Formatierung für
Ludwig Schmidt für ihre Verbindungslinien übernommen. Sie können ein oder
mehrere Linienattribute für diese nachfolgenden unterstellten Mitarbeiter
formatieren, indem Sie das bzw. die neuen Attribute dem Feld BerichtetAnFormat
hinzufügen. In dieser Beispieltabelle werden für die anderen unterstellten Mitarbeiter
von Linda Bauer verschiedene Beschriftungen übernommen. Alle anderen
Linienattribute entsprechen jedoch den im Feld BerichtetAnFormat von Ludwig
Schmidt definierten Attributen.
ID |
BerichtetAn |
Name |
Titel |
BerichtetAnFormat |
1 |
|
Linda Bauer |
Vorstandsvorsitzender |
|
2 |
1 |
Ludwig Schmidt |
Vorstand Vertrieb |
„75%“, durchgehend,.5,#000000 |
3 |
1 |
Katrin Krause |
Vorstand Technik |
"100%" |
4 |
1 |
Frank Büchner |
Vorstand Marketing |
"100%" |