Der Importassistent besteht aus
einer einfachen Abfolge von Seiten, die Sie Schritt für Schritt durch den
Datenimport in OrgPlus führt. Wenn Sie OrgPlus zum ersten Mal öffnen, wird der Importassistent
standardmäßig angezeigt. (Sie können auswählen, dass der Importassistent nicht
automatisch angezeigt wird, indem Sie das Kontrollkästchen unten auf der ersten
Seite des Assistenten aktivieren.) Während einer OrgPlus-Sitzung können Sie den
Importassistenten anzeigen, indem Sie auf die Registerkarte Tab „Datei“ klicken
und dort „Daten importieren“ auswählen.
Auf der ersten Seite des Importassistenten
können Sie auswählen, ob Sie die Anweisungen für erste Schritte anzeigen
möchten oder ob Sie bereits über vorbereitete Daten verfügen, die Sie in
OrgPlus importieren können. Wenn Sie die zweite Option auswählen, liefert Ihnen
der Assistent Informationen zum Import, einschließlich der Möglichkeit zum
Öffnen einer Beispieldatei, die die Formatierung anschaulich darstellt.
Wenn Sie zum Import bereit sind, wählen Sie
die Option „Mitarbeiterdaten bereit zum Import“ und klicken Sie auf „Erste
Schritte“. Der Assistent führt Sie wie folgt durch Auswahl und Definition der
Dateneinstellungen:
Wählen Sie in
diesem Schritt eine Datenverbindungsdatei oder eine Datenquelle aus.
Auswählen der
Datenquelle:
1 Wählen Sie aus den angezeigten Optionen
eine zu der Datenverbindungs- oder Datenquelldatei, die Sie importieren
möchten, passende aus und klicken Sie auf „Weiter“.
2 Geben Sie den Verzeichnispfad und Namen
einer Datenverbindungsdatei (.ora, .ldap, odbc, .sqlsvr, .saphr, .oledb) oder
einer Datenquelldatei (.txt, .csv, .xls, .xlsx) ein oder suchen Sie danach und
klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
Hinweis: Je nach ausgewähltem Dateityp werden Sie
möglicherweise dazu aufgefordert, sich bei der Datenquelle anzumelden oder
mithilfe des Datenverbindungsassistenten weitere Informationen anzugeben.
Über den Dialog
Import-Assistent - XLS Arbeitsblattauswahl können Sie ein Arbeitsblatt
aus der Excel-Datei wählen und prüfen, ob es korrekt formatiert ist.
So überprüfen Sie, ob die Excel-Datei korrekt formatiert ist:
1 Wählen Sie einen Tab (Blatt1, Blatt2, Blatt3
oben). Im Dialog werden die entsprechenden Daten angezeigt.
2 Prüfen Sie, ob die Daten korrekt formatiert und
für den Import bereit sind.
Wenn die Daten nicht korrekt sind, klicken Sie auf Abbrechen und nehmen
Sie im Arbeitsblatt die erforderlichen Änderungen vor.
3 Geben Sie an, ob die erste Zeile Daten oder
Überschriften beinhaltet, indem Sie das Kontrollkästchen „Erste Zeile enthält
Überschriften“ aktivieren oder deaktivieren.
4 Klicken Sie auf „Weiter“. Das Dialogfeld
Importassistent – Felder konfigurieren wird angezeigt.
Über den Dialog
Import-Assistent - Trennzeichen können Sie prüfen, ob OrgPlus die
Trennsymbole zur Kennzeichnung von Spalten in der Textdatei korrekt erkannt
hat. Andernfalls können Sie die richtigen Trennsymbole wählen.
So
überprüfen Sie, ob Ihre Datei mit den korrekten Trennsymbolen versehen ist:
1 Sie können Trennzeichen manuell angeben.
Legen Sie fest, ob Sie Tabulator, Komma, Semikolon oder Leerzeichen als
Trennzeichen wünschen oder definieren Sie eigene Trennzeichen, indem Sie das
Kontrollkästchen Andere aktivieren und das gewünschte Trennzeichen eingeben.
2 Sie können festlegen, welche Zeichen als
Text-Kennzeichner verwendet werden sollen. Textkennzeichner unterstützen
OrgPlus bei der Bearbeitung der einzelnen Felder. So kann z. B. ein
Anführungszeichen Beginn und Ende eines Feldnamens (z. B. Smith, Nora)
definieren.
3 Wenn Ihre Textdatei ein Escape-Zeichen enthält,
geben Sie es in das Feld Fluchtsymbol ein. Dieses Symbol gibt an, dass ein
Zeichen tatsächlich als dieses Zeichen (und nicht als Trennsymbol oder
Kennzeichner) behandelt werden soll.
4 Sie können manuell durch die Wahl der
jeweiligen Option festlegen, ob die erste Zeile Daten oder
Spaltenköpfe enthalten soll:
· Erste Zeile enthält
Spaltennamen
· Erste Zeile enthält
Daten
5 Vergewissern Sie sich, dass die Daten, die im
Dialogbereich Importierte Daten angezeigt werden, korrekt entsprechend Ihren
Definitionen getrennt wurden und für den Import bereit sind.
6 Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Der Dialog Import-Assistent - Felder konfigurieren
wird angezeigt.
Dieser Vorgang
ermöglicht es Ihnen, einige Quellfelder vom Import auszuschließen und die
Eigenschaften zu definieren, die jedem importierten Feld zugewiesen sind.
Alle Felder aus der Quelle können
importiert werden. In der Spalten-Scrollliste werden alle in der Quelldatei
definierten Felder angezeigt.
So geben Sie Art und Typ
der Daten in den einzelnen Feldern an:
1 Sie können wahlweise den Button Felder
zusammenführen zur Kombination von Feldern (wie Vor- und Nachname) verwenden.
Siehe Zusammenführen von Feldern.
2 Wählen Sie jeweils das Quellfeld aus der
Dropdown-Liste Quellfeld und definieren Sie seine Einstellungen:
· Wenn Sie ein Feld nicht
importieren möchten, können Sie „Feld vom Import ausschließen“ auswählen .
Ausgeschlossene Felder werden auf dieser Seite des Assistenten in einer etwas
helleren Schriftfarbe angezeigt..
· Mit Feldname
können Sie Felder beliebig umbenennen.
· Den Feldtyp (Text,
Datum, Bild oder Zahl) wählen Sie in der Dropdown-Liste Feldtyp.
· Wenn als Feldtyp
die Optionen Text oder Zahl gewählt werden, kann der Feldtyp mit
der Dropdown-Liste Feldkategorie noch genauer definiert werden.
· Wählen Sie Hyperlink,
wenn das Feld einen Hyperlink enthält (z. B. eine E-Mail- oder
Web-Adresse).
3
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Spalte, die Sie konfigurieren
möchten
4 Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Der
Dialog Import-Assistent - Hierarchieüberprüfung wird angezeigt.
Die
Anweisungen zur Verwendung des Importassistenten werden in folgenden Themen
fortgesetzt: