Benutzerdefinierte Formulare mithilfe der Funktionen „Nebeneinander extrahieren“ und „Seriendruck“

Mit dem Vergleichsbericht können Sie in Verbindung mit der Seriendruck-Funktion von Microsoft Word Ihre eigenen Formulare erstellen.

Erstellen der Datenquelle

Zu Beginn müssen Sie mithilfe der folgenden Schritte eine Excel-Datei mit den verfolgten Änderungen erstellen:

1       Aktivieren Sie in OrgPlus Premium die Option Änderungen nachverfolgen, und nehmen Sie im Organigramm die gewünschten Änderungen vor.

2       Klicken Sie im Bedienfeld Änderungen nachverfolgen auf das Symbol Excel-Bericht.

3       Wählen Sie Nebeneinander vergleichen.

4        Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Seriendruck vorbereiten. Sie können nun entscheiden, ob alle Änderungen oder nur die zu einer bestimmten Transaktion gehörenden Änderungen exportiert werden sollen.

5      Wechseln Sie zum Tab Felder auswählen.

6      Wählen Sie die Felder aus, die im PVM-Bericht enthalten sein sollen.

7      Klicken Sie auf OK.

8      Standardmäßig wird die Datei im Unterordner Änderungen nachverfolgen Ihres Ordners Meine Organigramme gespeichert (oder direkt im Ordner Meine Organigramme, wenn kein Unterordner Änderungen nachverfolgen vorhanden ist). Notieren Sie sich den Dateinamen oder speichern Sie den Excel-Bericht an einem leicht auffindbaren Ort (z. B. auf dem Desktop Ihres Computers). Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen des Formulars

Sie können ein Formular in Microsoft Word vollständig neu erstellen oder einen der PVM-Musterberichte verwenden, die sich im Ordner mit den PVM-Mustern Ihrer OrgPlus Premium-Installation befinden (wahrscheinlicher Pfad: C:\Programme\Insperity\OrgPlus 2012\PANSamples). Bei der Verwendung eines Musterformulars stimmen die Standardfelder möglicherweise nicht mit den von Ihnen benötigten Feldern überein. Mithilfe der unten aufgeführten Schritte können Sie die vorhandenen Felder anpassen. Wenn das vorhandene Formular Ihres Unternehmens im Word-Format erstellt wurde, kann dies ebenfalls verwendet werden.

Nach Erstellung des Formulars auszuführende Schritte:

In Microsoft Office Word 2007

1      Starten Sie Microsoft Office Word 2007, und klicken Sie auf den Tab Sendungen.

2      Klicken Sie auf Empfänger auswählen.

3      Wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden.

4      Wählen Sie das aus OrgPlus Premium exportierte Excel-Dokument (weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen der Datenquelle).

5      In dem nun angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Tabelle1$ verwendet werden soll, und ob die erste Datenreihe Spaltenüberschriften enthält (das Kontrollkästchen muss aktiviert sein). Klicken Sie auf OK.

6      Markieren Sie den Bereich, in dem ein Datenfeld angezeigt werden soll, klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie das gewünschte Feld aus. Klicken Sie auf Einfügen.

7      Wenn Sie auf Vorschau Ergebnisse klicken, wird eine Vorschau des Formulars angezeigt. Mithilfe der Pfeile neben der Option Vorschau Ergebnisse können Sie durch die einzelnen Personen der Excel-Datei blättern.

8        Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig stellen und zusammenführen und wählen Sie die gewünschte Option: Einzelne Dokumente bearbeiten, Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden.

In Microsoft Office Word 2003

1       Starten Sie Microsoft Office Word 2003, klicken Sie im Menü Extras erst auf Briefe und Sendungen und dann auf Seriendruck.

2       Auf der rechten Seite des Bildschirms wird nun der Bereich Seriendruck angezeigt.

3       Wählen Sie den Dokumenttyp Briefe und klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

4       Wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.

5       Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden und anschließend auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

6       Wählen Sie das aus OrgPlus Premium exportierte Excel-Dokument (siehe Abschnitt „Erstellen der Datenquelle“).

7      In dem nun angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Tabelle1$ verwendet werden soll, und ob die erste Datenreihe Spaltenüberschriften enthält (das Kontrollkästchen muss aktiviert sein). Klicken Sie auf OK.

8      Es wird eine Liste aller in Ihrem Excel-Dokument vorhandenen Personen angezeigt. Es sind standardmäßig alle Personen ausgewählt. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Personen, die nicht berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie auf OK.

9        Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

10       Markieren Sie den Bereich, in dem ein Datenfeld angezeigt werden soll, und wählen Sie im Bereich Seriendruck die Option Weitere Elemente. Es wird eine Liste der Felder angezeigt. Wählen Sie das einzufügende Feld aus.

11         Klicken Sie auf Weiter: Briefvorschau.

12         Microsoft Word zeigt nun eine Vorschau Ihres Berichts an. Klicken Sie im Bereich Seriendruck auf die Pfeile, um durch die einzelnen Personen der Excel-Datei zu blättern.

13       Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen.

14       Wählen Sie im Bereich Seriendruck die Option Drucken bzw. zum abschließenden Bearbeiten der Dokumente die Option Individuelle Briefe bearbeiten.

Wiederverwenden des Formulars

Nachdem ein Formular erstellt wurde, können Sie es beliebig oft verwenden und so die oben aufgeführten Schritte überspringen. Beim ersten Öffnen des Formulars müssen Sie zulassen, dass Microsoft Word die Daten mittels eines SQL-Befehls lädt. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie Daten aus OrgPlus Premium exportieren, können Sie diese im vorhandenen Excel-Formular oder als neue Excel-Datei unter einem neuen Namen speichern. Wenn Sie die Daten im vorhandenen Formular speichern, kann sofort eine Vorschau der Ergebnisse angezeigt werden. Wird dagegen eine neue Datei erstellt, müssen Sie den Speicherort der neuen Excel-Datei erst in Microsoft Word angeben.