Erstellen von Berichten

Sie können im Bedienfeld Änderungen nachverfolgen zwei Arten von Berichten zum Anzeigen der an Ihrem Organigramm vorgenommenen Änderungen erstellen:

·        Excel-Berichte mit einer Zusammenfassung der Änderungen eines Organigramms bzw. zum Vergleichen verschiedener Versionen eines Organigramms.

·        PVM-Berichte (Personalveränderungsmitteilung) zum Veranschaulichen der bei einer oder mehreren Personen stattgefundenen Änderungen bzw. zum Einholen von Genehmigungen und anderen Informationen von Mitarbeitern.

Excel-Berichte (für Vergleiche)

Zum Zusammenfassen der an Ihrem Organigramm vorgenommenen Änderungen können Sie zwei Arten von Berichten für die Vergleiche verwenden:

·        Bericht "Zusammenfassung der Änderungen", in dem die tatsächlich im Organigramm vorgenommenen Änderungen aufgelistet sind. Die Änderungen können nach Änderungstyp oder Mitarbeiter gruppiert werden.

·        Bericht "Nebeneinander vergleichen", in dem die im Organigramm vorgenommenen Änderungen mit den alten und den neuen Werten aufgelistet sind. Dieser Bericht gibt eine Übersicht über die geänderten Daten und bietet die Möglichkeit zur Berechnung numerischer Felder innerhalb des Berichts.

 

Hinweis: Mit der Seriendruck-Funktion von Microsoft Word können Sie einen Vergleichsbericht erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen von Vergleichsberichten mit der Seriendruck-Funktion.

So erstellen Sie einen Excel-Bericht:

1        Klicken Sie auf der Symbolleiste Änderungen nachverfolgen auf den Button Excel-Bericht. Das Dialogfeld Bericht über Änderungen wird angezeigt.

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2        Wählen Sie den Berichtstyp, der erstellt werden soll.

3        Wählen Sie für den zu erstellenden Bericht Optionen aus:

·        Bei Berichten vom Typ Zusammenfassung der Änderungen können Sie festlegen, ob Kommentare angezeigt werden, und die Änderungen nach Mitarbeiter (es wird eine Liste der Mitarbeiter erstellt) oder Änderungstyp (es wird eine Liste nach Änderungsart der Einträge erstellt – Gelöscht, Bearbeitet usw.) gruppieren.

·        Bei Berichten vom Typ Nebeneinander vergleichen können Sie festlegen, ob Kommentare und Summen von numerischen Feldern angezeigt werden, und entscheiden, ob ausschließlich veränderte numerische Werte aufgelistet werden sollen.

4        Klicken Sie auf den Tab Felder wählen.

5        Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Felder die zu vergleichenden Felder aus, und klicken Sie auf den Button Hinzufügen, damit diese in die Liste Zu vergleichende Felder eingefügt werden.

6        Klicken Sie auf OK.

7        Navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem der Bericht gespeichert werden soll, benennen Sie ihn gegebenenfalls um, und klicken Sie auf Speichern. Es wird eine Statusleiste angezeigt, an der der Fortschritt bei der Erstellung des Berichts abgelesen werden kann.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie ihn in Excel (bzw. einem anderen CSV-Editor) öffnen und nach Bedarf bearbeiten.

PVM-Berichte

Ein PVM-Bericht ist ein Dokument, in dem die für bestimmte Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen und weitergehende Informationen aufgelistet sind, und der Bereiche für Bestätigungen, Kommentare und Genehmigungen durch andere Mitarbeiter enthält.

So erstellen Sie einen PVM-Bericht:

1        Klicken Sie auf der Symbolleiste Änderungen nachverfolgen auf den Button PVM-BerichtButton-PANReport-TCPane.png. Das Dialogfeld Personalveränderungsmitteilung wird angezeigt.

2        Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Mitarbeiterdatensätze die Mitarbeiter aus, für die ein PVM-Bericht erstellt werden soll, und klicken Sie auf den Button Hinzufügen, damit diese in die Liste Ausgewählte Mitarbeiterdatensätze eingefügt werden.

3        Klicken Sie auf den Tab PVM konfigurieren , um den Text und das Layout des PVM-Berichts zu konfigurieren. Weitere Informationen zu diesem Tab finden Sie unter Konfigurieren von PVM-Berichten.

4        Klicken Sie auf OK.

5        Navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem der Bericht gespeichert werden soll, benennen Sie ihn gegebenenfalls um, und klicken Sie auf Speichern.

Nachdem die Erstellung des Berichts abgeschlossen ist, wird dieser in Ihrem Standardprogramm zur Anzeige von Word-Dokumenten geöffnet.

 

Konfigurieren von PVM-Berichten 

Mit dem Tab PVM konfigurieren können Sie Ihren PVM-Bericht konfigurieren und Microsoft Word-kompatible Berichtsvorlagen exportieren oder importieren.
Wenn Sie die Optionen für PVM konfigurieren anzeigen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste Änderungen nachverfolgen auf die Schaltfläche PVM-Bericht und anschließend auf den Tab PVM konfigurieren. Jetzt können Sie die Einstellungen für die PVM-Berichte ändern.

Transaktionstypen

Im Tab PVM konfigurieren finden Sie unter Vorlageninfo eine Liste aller verfügbaren Transaktionstypen (Alle Transaktionen, Neuanstellungen, Trennungen, Versetzunden, Änderungen oder Varidierung), die Sie in Ihren Bericht aufnehmen können.

In der Zuletzt Importiert am wird das Datum angezeigt, an dem eine Vorlage zuletzt für einen Bericht dieses Transaktionstyps übernommen wurde:

• Wenn für einen Transaktionstyp die Standardvorlage verwendet wird, wird „Standard“ in der Spalte angezeigt.

• Datumsangaben, die mit einem Sternchen* markiert sind, haben eine Transaktion aus dem Typ „Alle Transaktionen“ geerbt.

Exportieren einer Vorlage

Für die Verwendung in Microsoft Word können Sie Ihren Bericht im DOC- oder DOCX-Format exportieren.
Hinweis:
Der exportierte Bericht enthält nur den im Tab unter Vorlageninfo ausgewählten Transaktionstyp.

 

So exportieren Sie eine Microsoft Word-kompatible Version des PVM-Berichts:

1 Im Tab PAN konfigurieren klicken Sie auf Exportieren. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
2 Wählen Sie einen Ort auf Ihrem Computer, wo Sie Ihren Bericht speichern möchten.
3 Geben Sie in das Textfeld Dateiname einen Namen für Ihren Bericht ein.
4 Klicken Sie auf Speichern. Ihr Bericht wird in Microsoft Word geöffnet. Sie können ihn nun bei Bedarf bearbeiten und speichern.

Importieren einer Vorlage

Sie können eine Datei im DOC- oder DOCX-Format als Vorlage für Ihren PVM-Bericht hochladen. Die importierte Berichtsvorlage wird für den im Tab unter Vorlageninfo ausgewählten Transaktionstyp übernommen.

Hinweis: Die importierte Berichtsvorlage wird für den im Tab unter Vorlageninfo ausgewählten Transaktionstyp übernommen.

So importieren Sie eine Microsoft Word-Vorlage:

 

1 Im Tab PAN konfigurieren klicken Sie auf Importieren. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt.

2 Suchen Sie das Vorlagendokument auf Ihrem Computer.

3 Wählen Sie die DOC- oder DOCX-Datei aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie auf Öffnen. Beachten Sie, dass das Datum „Importiert am“ für diesen Transaktionstyp aktualisiert wird.

4 Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld PVM-Bericht speichern wird angezeigt.

5 Wählen Sie einen Ort auf Ihrem Computer, wo Sie Ihren Bericht speichern möchten.

6 Geben Sie in das Textfeld Dateiname einen Namen für Ihren Bericht ein.

7 Klicken Sie auf Speichern. Der Bericht wird in Microsoft Word geöffnet.

Wiederherstellen der Standardeinstellungen

Sie können die OrgPlus-Standardeinstellungen für PVM-Berichte wiederherstellen, indem Sie auf Standard wiederherstellen klicken.