En este tema se describe cómo
crear un nuevo informe, crear un informe usando campos predefinidos, y cómo
modificar o borrar informes.
Esta parte describe cómo generar
nuevos informes.
Para crear un nuevo informe:
1
Con el panel Informes abierto, haga clic en el botón Administrar
informes . Se
mostrará el cuadro de diálogo Administrar informes.
2 Haga clic en Agregar. Se mostrará el cuadro
de diálogo Configuración de informes.
La pestaña Seleccionar campos le permite
dar nombre al informe e indicar los campos que desea incluir.
3 En Nombre del informe: teclee el nombre del
informe.
La lista Campos
disponibles presenta los campos que puede utilizar para su informe.
4 Use los siguientes elementos para seleccionar los
campos que desee incluir:
Elemento |
Function |
Descripción |
> |
Agregar
campo |
Incluir el campo
disponible seleccionado. |
>> |
Agregar
todos |
Incluir todos
los campos disponibles. |
< |
Eliminar
campo |
Eliminar del
informe el campo seleccionado. |
<< |
Eliminar
todos |
Eliminar del
informe todos los campos. |
5 Si lo desea, puede incluir en sus informes un
campo ”relación” que indique el tipo de relación con la caja seleccionada. Para ello, agregue en sus informes la
etiqueta <Relación>. Los valores que esta etiqueta puede adoptar
incluyen:
·
Gerente de nivel <N>:
<N> corresponde al nivel del supervisor de la caja seleccionada. N=1
sería el supervisor directo.
·
Uno mismo: valor
correspondiente a la caja seleccionada.
·
Compañero: valor
correspondiente a todas las cajas que comparten el mismo gerente que la caja
seleccionada.
·
Subordinado nivel <N>:
<N> corresponde al nivel de los subordinados de la caja seleccionada. N=1
sería para los subordinados directos.
6 Pulse sobre la pestaña Agrupar.
La pestaña Agrupar le permite reunir registros de un informe en base
a un campo del organigrama. Por ejemplo, puede crear un informe salarial que
agrupe empleados por departamento (en este ejemplo, por unidad organizativa) y
después por tipo de empleado.
7 Utilice los siguientes elementos para definir las
agrupaciones de un informe:
Nombre |
Descripción |
Agregar
grupo |
Crear un
agrupamiento en función del campo seleccionado. |
Eliminar
grupo |
Eliminar el agrupamiento seleccionado. |
Grupo arriba |
Mover el
agrupamiento seleccionado hacia arriba. |
Grupo abajo |
Mover el
agrupamiento seleccionado hacia abajo. |
Incluir
recuento |
Mostrar el
número de registros de cada agrupamiento. |
8 Haga clic sobre la pestaña Ordenación. La
ordenación le permite definir el orden en que se mostrarán las filas de su
informe.
9 Use los siguientes elementos para definir el orden
de las filas:
Nombre |
Descripción |
> |
Agregar el
campo seleccionado a la lista de ordenación. |
< |
Eliminar el
campo seleccionado de la lista de ordenación. |
Orden |
Para cada campo
incluido en la lista de ordenación, puede especificar si desea un orden Ascendente
o Descendente. Los símbolos o situados
junto al nombre de cada campo seleccionado indican el orden que se utilizará
al generar el informe. |
Nota: primeramente
deberá agregar los campos del área Campos disponibles al área Campos
de ordenación y luego colocarlos en el orden por usted deseado.
10 Haga
clic en la pestaña Criterios.
·
La pestaña Criterios permite limitar su informe a un subconjunto de
registros del organigrama. Por ejemplo, quizá desee realizar el informe únicamente acerca de los
empleados con salarios superiores a 50.000.
·
La pestaña Sumario se muestra sólo si se ha definido como mínimo un
campo numérico o de fórmula. Puede incluir los valores suma, promedio, mínimo
y/o máximo para cualquier campo numérico o de fórmula determinado, como parte
de su informe.
·
En la pestaña Formato puede definir el formato de cada elemento del
informe.
·
El panel izquierdo lista la jerarquía de los elementos dentro del informe
en función de las opciones de agrupamiento y sumario que haya seleccionado. Las
ramas precedidas por el icono indican categorías de elementos. Puede
definir de forma independiente el formato de cada uno de los elementos de una
categoría.
11 En
el área Propiedades de cuadrícula, seleccione las opciones de
formato para el informe:
·
Mostrar cuadrícula: incluir en el informe líneas separadoras
entre filas y columnas.
· Color de impares: seleccionar en la lista desplegable el color de
relleno
·
Color de relleno pares: seleccionar en la lista desplegable el
color de relleno del fondo para las filas pares.
La pestaña
Intervalo le permite definir el intervalo de cajas que se incluirán en
un informe dinámico. Por defecto, los informes dinámicos incluyen la caja
seleccionada y todos los subordinados directos e indirectos (dentro del
organigrama o suborganigrama actual).
Nota: el cuadro de
diálogo Propiedades usado para dar formato a los elementos del informe
es, en esencia, igual al habitual de Windows®.
12 Defina el intervalo de su informe de la siguiente
manera:
·
Use el grupo de opciones Superior
para definir la caja superior que se incluirá en el informe. Su posición se
especificará con respecto a la caja seleccionada.
·
Use el grupo de opciones Inferior
para definir cuántos niveles de la jerarquía se incluirán en el informe.
·
Marque la casilla Incluir
compañeros para incluir a los compañeros de trabajo de la caja
seleccionada.
13 Haga
clic en Aceptar.
Nota: si se muestra el cuadro de diálogo Administrar
informes, pulse Cerrar. El informe aparecerá en el panel Informes.
La
función de informes predefinidos le permite generar informes basados en los
campos predefinidos que se hayan asignado a campos ya existentes en su proyecto.
Antes de usar informes
predefinidos, debe asegurarse de que haya identificado los campos de su
proyecto. La identificación de campos tiene lugar durante el proceso de
importación (consulte Identificar campos importados) o puede realizarse de
forma manual (consulte Identificar campos).
Para crear un informe usando
informes predefinidos:
Con el panel Informes abierto,
use el menú desplegable para seleccionar un informe predefinido. Los informes
predefinidos se enumeran en una sección separada del menú desplegable, debajo
de cualquier informe creado por el usuario.
El informe que seleccione
aparecerá en la pestaña Informes.
En esta sección se describe cómo
modificar un informe.
Para editar el informe
actual:
·
Con el panel Informes
abierto, pulse el botón Editar informe actual para modificar
el informe presente.
Para editar cualquier
informe:
1 Con el panel Informes abierto, haga clic en
el botón Administrar informes . Se mostrará el cuadro de diálogo Administrar
informes.
2 Seleccione un informe y haga clic en Editar. Se
abrirá el cuadro de diálogo Informe. Modifique el informe a su voluntad.
3 Pulse Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Nota: puede reorganizar el orden en que se
muestran los informes en el cuadro Administrar informes utilizando los
botones Mover arriba y Mover abajo
Es posible copiar un informe. Copiar
un informe y editar la copia es una manera fácil de crear un nuevo informe.
Para copiar un informe:
1 Con el panel Informes abierto, haga clic en
el botón Administrar informes . Se mostrará el cuadro de diálogo Administrar
informes.
2 Seleccione un informe y haga clic en Copiar.
Puede eliminar cualquier informe
cuando ya no lo necesite.
Para eliminar informes:
1 Con el panel Informes abierto, haga clic en
el botón Administrar informes . Se mostrará el cuadro de diálogo Administrar
informes.
2 Seleccione un informe y haga clic en Eliminar.
3 Pulse Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.