Verwalten von Berichten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Berichte hinzufügen, ändern oder löschen.

Erstellen von Berichten

In diesem Abschnitt wird die Erstellung neuer Berichte erläutert.

So erstellen Sie einen neuen Bericht:

1        Gehen Sie im geöffneten Bericht-Bedienfeld wie folgt vor: 

·         Klicken Sie auf den Link Hier klicken, um Bericht zu erstellen, wenn zuvor keine Berichte erstellt wurden.

·         Klicken Sie auf den Button Berichte verwalten . Der Dialog Berichte verwalten wird angezeigt.

2    Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Dialog Bericht wird angezeigt.

      Mithilfe des Tabs Felder wählen können Sie den Berichtsnamen und die in Ihren Bericht aufzunehmenden Felder definieren.

3     Unter Berichtsname: Geben Sie einen Namen für Ihren Bericht ein.

 In der Liste Verfügbare Felder werden alle verfügbaren Felder für Ihren Bericht angezeigt. 

4     Wählen Sie mit den folgenden Elemente die gewünschten Felder für den Bericht: 

Element 

Funktion 

Beschreibung 

Feld hinzufügen 

Das gewählte verfügbare Feld wird in den Bericht einbezogen.

>> 

Alle Felder hinzufügen 

Alle gewählten verfügbaren Felder werden in den Bericht einbezogen.

Feld entfernen 

Das gewählte Feld wird aus dem Bericht entfernt.

<< 

Alle Felder entfernen 

Alle Felder werden aus dem Bericht entfernt.

5    Wahlweise können Sie auch ein ”r;Beziehungsfeld”r; in Ihren Bericht einfügen. Das Beziehungsfeld kennzeichnet die Beziehung für die jeweils gewählte Box. Fügen Sie dazu   ein Feld mit der Bezeichnung <Beziehung> in Ihren Bericht ein. Folgende Beziehungswerte sind möglich: 

·         Ebene <N> Manager &endash; <N> entspricht der Ebene für den Vorgesetzten der gewählten Box. N=1 ist der direkte Vorgesetzte.

·         Selbst &endash; Wert entspricht der gewählten Box

·         Kollege &endash; Wert entspricht allen Boxen, die den gleichen Manager wie die gewählte Box besitzen.

·         Ebene <N> Untergebener - <N> entspricht der Ebene der Untergebenen der gewählten Box. N=1 für direkt Unterstellte.

6        Klicken Sie auf den Tab Gruppieren. 

Auf dem Tab Gruppieren können Sie Berichtsdatensätze anhand von Diagrammfeldern zusammenfassen. So können Sie z. B. einen Gehaltsbericht erstellen, in dem die Mitarbeiter nach Abteilung (in diesem Beispiel nach Organisationseinheit) und anschließend nach Mitarbeitertyp gruppiert werden.

7        Mit den folgenden Elemente können Sie Gruppierungen für einen Bericht definieren: 

Name 

Beschreibung 

Gruppe hinzufügen 

Erstellen Sie eine Gruppierung anhand des gewählten Feldes.

Gruppe entfernen 

Entfernen Sie die gewählte Gruppierung.

Nach oben 

Verschieben Sie die gewählte Gruppierung nach oben.

Nach unten 

Verschieben Sie die gewählte Gruppierung nach unten.

Zählung einbeziehen 

Zeigen Sie die Anzahl der Datensätze in einer bestimmten Gruppierung an.

8        Klicken Sie auf den Tab Sortieren. Auf diesem Tab können Sie die Sortierreihenfolge festlegen, in der die Zeilen in Ihrem Bericht angezeigt werden.  

9        Mit den folgenden Elementen können Sie die Zeilensortierung des Berichts definieren: 

Name 

Beschreibung 

Das gewählte verfügbare Feld wird der Sortierliste hinzugefügt.

Das gewählte Feld wird aus der Sortierliste entfernt.

Sortierfolge 

Sie können für jedes in der Sortierliste enthaltene Feld Aufsteigende oder Absteigende Reihenfolge wählen. Die Symbole  bzw.  neben dem jeweils gewählten Feldnamen geben die Sortierreihenfolge an, die bei der Berichterstellung verwendet wird.

 

      Hinweis: Sie müssen die Felder aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Nach Feldern sortieren einfügen und dann in die Reihenfolge bringen, nach der sie sortiert werden sollen.

10    Klicken Sie auf den Tab Kriterien. 

Auf dem Tab Kriterien können Sie eine in den Bericht einzubeziehende Teilmenge von Diagrammdaten definieren. Sie können z. B. einen Bericht erstellen, der nur Mitarbeiter mit einem Gehalt über 50.000 umfasst.

Der Tab Berichtübersicht wird nur angezeigt, wenn mindestens ein Zahl- oder ein Formelfeld definiert wurde. Sie können die Werte SUM, AVERAGE, MINIMUM und/oder MAXIMUM für ein definiertes Zahlen- oder Formelfeld als Teil des Berichts einschließen.  

Auf dem Tab Formatieren können Sie das Format für die einzelnen Elemente im Bericht festlegen.  

Auf der linken Seite wird die Hierarchie im Bericht entsprechend den gewählten Gruppierungen und Summenberechnungen angezeigt. Die mit einem  versehenen Zweige bezeichnen die jeweiligen Elementkategorien. Die einzelnen Elemente in einer Kategorie können getrennt formatiert werden.

11   Formatieren Sie die Berichtselemente auf der linken Seite: 

·         Wählen Sie ein Element und klicken Sie auf Formatieren. Der Dialog Eigenschaften wird angezeigt.

·         Definieren Sie die Formatierungseigenschaften für das Berichtselement.

      Hinweis: Der Dialog Eigenschaften entspricht im Wesentlichen dem üblichen Windows® Formatierungsdialog.

12   Im Bereich Gittereigenschaften wählen Sie die Formatierungsoptionen für Ihren Bericht:

·         Gitter anzeigen: In den Bericht werden Zeilen- und Spaltenlinien eingefügt.

·         Füllfarbe ungerade Zeilen: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Hintergrundfüllfarbe für ungerade Datenzeilen.

·         Füllfarbe gerade Zeilen: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Hintergrundfüllfarbe für gerade Datenzeilen.

Auf dem Tab Bereich können Sie den Bereich von Boxen festlegen, die in einen dynamischen Bericht aufgenommen werden. Dynamische Berichte umfassen standardmäßig die gewählte Box sowie alle direkten und indirekten Untergebenen (innerhalb des aktuellen Diagramms oder der Sub-Chart).

13   Den Bereich Ihres Berichts definieren Sie wie folgt: 

·         Mit der Optionsgruppe Oben legen Sie die oberste Box im Bericht fest. Die oberste Box wird in Bezug auf die gewählte Box festgelegt.

·         Mit der Optionsgruppe Unten legen Sie die Anzahl der Hierarchieebenen im Bericht fest.

·         Mit dem Kontrollkästchen Mitarbeiter einbeziehen werden auch die Mitarbeiter der gewählten Box aufgenommen.

14   Klicken Sie auf OK.

      Hinweis: Falls der Dialog Berichte verwalten angezeigt wird, wählen Sie Schließen. Der Bericht wird im Bericht-Bedienfeld angezeigt.

Bearbeiten von Berichten

In diesem Abschnitt wird das Ändern von Berichten behandelt.

So bearbeiten Sie den aktuellen Bericht:

·         Klicken Sie im geöffneten Bericht-Bedienfeld auf den Button Aktuellen Bericht bearbeiten , um den Bericht zu ändern.

So bearbeiten Sie einen Bericht:

1        Klicken Sie im geöffneten Bericht-Bedienfeld auf den Button Berichte verwalten . Der Dialog Berichte verwalten wird angezeigt. 

2        Wählen Sie einen Bericht und klicken Sie auf Bearbeiten. Der Dialog Bericht wird angezeigt. Ändern Sie den Bericht wie gewünscht.

3        Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog zu schließen. 

      Hinweis: Sie können die Abfolge der Berichte im Dialog Berichte verwalten mithilfe der Buttons Nach oben verschieben und Nach unten verschieben entsprechend ändern

Kopieren von Berichten

Sie können Berichte kopieren. Ein neuer Bericht lässt sich sehr einfach erstellen, indem Sie einen bestehenden Bericht kopieren und diesen bearbeiten.

So kopieren Sie einen Bericht:

1        Klicken Sie im geöffneten Bericht-Bedienfeld auf den Button Berichte verwalten . Der Dialog Berichte verwalten wird angezeigt. 

2        Wählen Sie einen Bericht und klicken Sie auf Kopieren.

Löschen von Berichten

Nicht mehr benötigte Berichte können gelöscht werden.

So löschen Sie Berichte:

1        Klicken Sie im geöffneten Bericht-Bedienfeld auf den Button Berichte verwalten . Der Dialog Berichte verwalten wird angezeigt. 

2        Wählen Sie einen Bericht und klicken Sie auf Löschen. 

3        Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog zu schließen.