Erstellen von Berichten

Sie können im Bedienfeld Änderungen nachverfolgen zwei Arten von Berichten zum Anzeigen der an Ihrem Organigramm vorgenommenen Änderungen erstellen:

·        Excel-Berichte mit einer Zusammenfassung der Änderungen eines Organigramms bzw. zum Vergleichen verschiedener Versionen eines Organigramms.

·        PVM-Berichte (Personalveränderungsmitteilung) zum Veranschaulichen der bei einer oder mehreren Personen stattgefundenen Änderungen bzw. zum Einholen von Genehmigungen und anderen Informationen von Mitarbeitern.

Excel-Berichte (für Vergleiche)

Zum Zusammenfassen der an Ihrem Organigramm vorgenommenen Änderungen können Sie zwei Arten von Berichten für die Vergleiche verwenden:

·        Bericht "Zusammenfassung der Änderungen", in dem die tatsächlich im Organigramm vorgenommenen Änderungen aufgelistet sind. Die Änderungen können nach Änderungstyp oder Mitarbeiter gruppiert werden.

·        Bericht "Nebeneinander vergleichen", in dem die im Organigramm vorgenommenen Änderungen mit den alten und den neuen Werten aufgelistet sind. Dieser Bericht gibt eine Übersicht über die geänderten Daten und bietet die Möglichkeit zur Berechnung numerischer Felder innerhalb des Berichts.

So erstellen Sie einen Excel-Bericht:

1        Klicken Sie auf der Symbolleiste Änderungen nachverfolgen auf den Button Excel-Bericht. Das Dialogfeld Bericht über Änderungen wird angezeigt.

2        Wählen Sie den Berichtstyp, der erstellt werden soll.

3        Wählen Sie für den zu erstellenden Bericht Optionen aus:

·        Bei Berichten vom Typ Zusammenfassung der Änderungen können Sie festlegen, ob Kommentare angezeigt werden, und die Änderungen nach Mitarbeiter (es wird eine Liste der Mitarbeiter erstellt) oder Änderungstyp (es wird eine Liste nach Änderungsart der Einträge erstellt &endash; Gelöscht, Bearbeitet usw.) gruppieren.

·        Bei Berichten vom Typ Nebeneinander vergleichen können Sie festlegen, ob Kommentare und Summen von numerischen Feldern angezeigt werden, und entscheiden, ob ausschließlich veränderte numerische Werte aufgelistet werden sollen.

4        Klicken Sie auf den Tab Felder auswählen.

5        Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Felder die zu vergleichenden Felder aus, und klicken Sie auf den Button Hinzufügen, damit diese in die Liste Zu vergleichende Felder eingefügt werden.

6        Klicken Sie auf OK.

7        Navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem der Bericht gespeichert werden soll, benennen Sie ihn gegebenenfalls um, und klicken Sie auf Speichern. Es wird eine Statusleiste angezeigt, an der der Fortschritt bei der Erstellung des Berichts abgelesen werden kann.

Nachdem der Bericht erstellt wurde, können Sie ihn in Excel (bzw. einem anderen CSV-Editor) öffnen und nach Bedarf bearbeiten.

PVM-Berichte

Ein PVM-Bericht ist ein Dokument im PDF-Format, in dem die für bestimmte Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen und weitergehende Informationen aufgelistet sind, und der Bereiche für Bestätigungen, Kommentare und Genehmigungen durch andere Mitarbeiter enthält.

Mit OrgPlus Premium können zwei Arten von PVM-Berichten erstellt werden:

·        PVM-Standardberichte, bei denen die OrgPlus-Formatierung verwendet wird.

·        Individuelle PVM-Berichte, die die Seriendruck-Funktion aus Microsoft Word verwenden und so den konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines individuellen PVM-Berichts.

So erstellen Sie einen PVM-Bericht:

1        Klicken Sie auf der Symbolleiste Änderungen nachverfolgen auf den Button PVM-Bericht. Das Dialogfeld Personalveränderungsmitteilung wird angezeigt.

2        Wählen Sie aus der Liste Vorhandene Mitarbeiterdatensätze die Mitarbeiter aus, für die ein PVM-Bericht erstellt werden soll, und klicken Sie auf den Button Hinzufügen, damit diese in die Liste Ausgewählte Mitarbeiterdatensätze eingefügt werden.

3        Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Nicht geänderte Mitarbeiterdatensätze anzeigen. Bei Auswahl dieser Option werden die Datensätze aller im Organigramm vorhandenen Mitarbeiter ausgegeben, selbst wenn sich die Daten eines Mitarbeiters nicht geändert haben.

4        Klicken Sie auf OK.

5        Navigieren Sie zu dem Verzeichnis, in dem der Bericht gespeichert werden soll, benennen Sie ihn gegebenenfalls um, und klicken Sie auf Speichern.

Nachdem die Erstellung des Berichts abgeschlossen ist, wird dieser in Ihrem Standardprogramm zur Anzeige von PDF-Dokumenten geöffnet (z. B. Adobe Reader).