Autres fonctions des annuaires 

Cette section décrit les autres fonctions des annuaires.

Modifier des données en utilisant un annuaire

Vous pouvez modifier les informations d’un organigramme en utilisant l’annuaire. Les modifications apparaissent automatiquement dans l’organigramme.

Pour modifier les données d’un organigramme par l’annuaire :

1        Après l’ouverture du panneau Annuaire, sélectionnez un annuaire dans la liste déroulante Annuaire.

2        Choisissez une ligne dans l’annuaire. Cliquez sur n’importe quelle cellule de cette ligne puis entrez les modifications souhaitées. Appuyez sur <Tab> pour atteindre la cellule suivante ou appuyez sur <Entrée> quand vous avez fini. Il convient de remarquer que la case correspondante est également mise à jour dans l’organigramme.

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Remarque : quand vous double-cliquez sur l’icone  à gauche d’une ligne de l’annuaire, la case qui correspond à cet enregistrement est sélectionnée.

Envoyer un e-mail à partir d’un annuaire

Vous pouvez envoyer un courrier électronique à partir d’un annuaire.

Pour envoyer un courrier électronique :

1        Le panneau Annuaire étant ouvert, choisissez un annuaire dans la liste déroulante Annuaire.

2        Cliquez sur l’adresse électronique indiquée dans n’importe quel enregistrement.

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Outlook ou votre client mail par défaut s’ouvre automatiquement en affichant un nouveau message qui s’adresse au destinataire sélectionné dans votre annuaire.

Ajouter et supprimer un enregistrement

La fonction Nouvelle personne vous permet d’ajouter un enregistrement non affecté à un annuaire.

Remarque : le bouton Supprimer enregistrement(s)  vous permet de supprimer un enregistrement. Si l'enregistrement est associé à une case de l’organigramme, les champs de cette case sont effacés mais la case reste intacte.

Pour ajouter une nouvelle personne :

1        Quand le panneau Annuaire est ouvert, sélectionnez l’annuaire de votre choix dans la liste déroulante Annuaire.

 

2       Cliquez sur le bouton Nouvelle personne  . Une nouvelle ligne s’ajoute à

l’annuaire. L’Option d’affichage se règle automatiquement sur Orphelins.

 

3        Saisissez les données dans les champs de chaque nouvel enregistrement. Vous pouvez avancer de champ en champ avec la touche tabulation.

Remarque : vous pouvez cliquer sur l’icône Orphelin  d’une ligne puis la glisser sur une case de votre organigramme. Quand vous relâchez le bouton de la souris, un subordonné est ajouté à la case.