Combiner plusieurs enregistrements  

Lors de l'importation de données, vous voudrez parfois combiner tous les membres d'une équipe dans une seule case.

Cette action peut être effectuée manuellement après ou pendant le processus d'importation en combinant tous les enregistrements qui partagent une valeur de champ commune.

Par exemple, l’importation des données du tableau suivant peut s’effectuer dans une case à enregistrements multiples ou dans des cases individuelles, comme représenté ci-dessous. Une troisième option consister à afficher des enregistrements multiples dans une case à colonnes multiples.

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ID

RelèveDe 

Nom

Fonction

1

 

Lynn Brewer

Président

2

1

Larry Stevens

Responsable Ventes

3

2

Claire Chancellor

Associé Ventes

4

2

Bill London

Associé Ventes

5

2

Joanne Banks

Associé Ventes

6

2

Patrick Gaines

Associé Ventes

Si vous combinez tous les associés ventes, vous obtiendrez :

Pour combiner des enregistrements dans des cases à enregistrements multiples :

1        Dans la boîte de dialogue Assistant d'importation - Vérifier la hiérarchie, sélectionnez le bouton Combiner&ldots; pour afficher la boîte de dialogue Combiner.

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2        Cochez la case Combiner les enregistrements.

3        Utilisez la liste déroulante Combiner avec : pour sélectionner un champ (par exemple, le champ RelèveDe dans l'exemple ci-dessus).

4        Cochez la case Combiner seulement les cases sans subordonnés pour limiter la création de cases à enregistrements multiples au niveau inférieur de votre organigramme. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez aussi cocher la case Inclure les subordonnés sans homologues pour créer des cases à enregistrements multiples qui ne contiennent qu'un seul enregistrement.

5        Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l'onglet Critères pour limiter la création de cases à enregistrements multiples aux seules cases qui remplissent des critères spécifiques (par ex. Fonction = Associé Ventes).

6        Cliquez sur OK pour quitter la boîte de dialogue Combiner.

7        Cliquez sur OK.

Remarque : pour créer manuellement des cases à enregistrements multiples, voir Cases à enregistrements multiples au Manipulation d'organigrammes : création d’organigrammes avancés. Vous pouvez aussi combiner des enregistrements en utilisant une valeur de champ ID de position partagée. Vous trouverez un exemple ci-dessous :

IDPosition

RelèveDe

Nom

Fonction

1

 

Larry Stevens

Responsable Ventes

5

1

Claire Chancellor

Associé Ventes I

5

1

Bill London

Associé Ventes II

5

1

Joanne Banks

Associé Ventes II

5

1

Patrick Gaines

Associé Ventes I