Conçu dans le respect des meilleures pratiques de l'industrie, le rapport PAN (Personal Action Notice) de OrgPlus Premium aide les départements à initier des actions de gestion du personnel et maintenir des enregistrements de personnel précis. Toutefois, il se peut que votre entreprise ait déjà conçu un PAN répondant à des besoins métier spécifiques. Vous pouvez créer un PAN personnalisé avec OrgPlus Premium à l'aide de la fonction de publipostage de Microsoft Word.
Pour commencer, vous devrez générer un fichier Excel contenant votre suivi des modifications, en procédant comme suit :
1 Dans OrgPlus Premium, activez l'option Suivi des modifications et effectuez des modifications dans l'organigramme.
2 Dans le panneau Suivi des modifications, sélectionnez l'icône Rapport Excel.
3 Cliquez sur Comparaison côte à côte.
4 Cochez la case Préparation d'un publipostage. Vous avez le choix entre exporter toutes les modifications, ou simplement celles d'une transaction spécifique.
5 Accédez à l'onglet Sélectionner des champs.
6 Sélectionnez les champs à inclure dans votre rapport PAN.
7 Cliquez sur OK.
8 Par défaut, le fichier est enregistré dans votre dossier Mes organigrammes. Notez le nom du fichier ou enregistrez le rapport Excel à un endroit facilement accessible (le bureau de votre ordinateur par exemple). Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez créer un rapport PAN intégralement dans Microsoft Word, ou utiliser l'un des modèles de PAN, situés dans le dossier Modèles de PAN dans votre dossier d'installation OrgPlus Premium (généralement C:\Program Files\HumanConcepts\OrgPlus 8\PANSamples). Si vous utilisez un modèle de PAN, les champs par défaut ne seront peut-être pas les mêmes que ceux que vous souhaitez inclure. Ajustez les champs en suivant les étapes suivantes. Vous pouvez également utiliser le PAN existant de votre entreprise, s'il est au format Microsoft Word.
Une fois que vous avez créé votre formulaire :
Dans Microsoft Office Word 2007
1 Ouvrez Microsoft Office Word 2007. Cliquez sur l'onglet Publipostage.
2 Cliquez sur Sélectionner les destinataires.
3 Choisissez Utiliser une liste existante.
4 Sélectionnez le document Excel que vous avez exporté depuis OrgPlus Premium (reportez-vous à la section Génération de la source de données pour plus d'informations).
5 Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant si vous devez utiliser Sheet1$ et si la première rangée contient des titres (laissez cette case cochée). Cliquez sur OK.
6 Mettez en surbrillance l'endroit où vous souhaitez faire apparaître un champ de données, cliquez sur Insérer un champ de fusion, et sélectionnez le champ désiré. Cliquez sur Insérer.
7 Vous pouvez obtenir un aperçu de votre formulaire en cliquant sur Aperçu des résultats. Utilisez les flèches en regard de Aperçu des résultats pour passer en revue les contacts de votre fichier Excel.
8 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer et fusionner et choisissez l'option souhaitée : Editer des documents individuels, Imprimer des documents ou Envoyer des messages e-mail.
Dans Microsoft Office Word 2003
1 Ouvrez Microsoft Office Word 2003. Cliquez sur le menu Outils, sélectionnez Lettres et publipostage puis Fusion et publipostage.
2 Un panneau Fusion et publipostage apparaît sur le côté droit de votre écran.
3 Sélectionnez Lettres et cliquez sur Suivante : Document de base.
4 Sélectionnez Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
5 Cliquez sur Utilisation d'une liste existante et cliquez sur Suivante : Ecriture de votre lettre.
6 Sélectionnez le document Excel que vous avez exporté depuis OrgPlus Premium (reportez-vous à la section "Génération de la source de données").
7 Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant si vous devez utiliser Sheet1$ et si la première rangée contient des titres (laissez cette case cochée). Cliquez sur OK.
8 Une liste de tous les contacts inclus dans votre document Excel s'affiche. Tous les contacts sont cochés par défaut. Décochez des contacts pour les exclure. Cliquez sur OK.
9 Cliquez sur Suivante : Ecriture de votre lettre.
10 Mettez en surbrillance l'endroit où vous souhaitez faire apparaître un champ de données, et choisissez Autres éléments, sur le panneau Fusion et publipostage. Une liste de vos champs s'affiche. Choisissez le champ que vous souhaitez insérer.
11 Cliquez sur Suivante : Aperçu de vos lettres lorsque vous avez ajouté tous les champs que vous souhaitez inclure.
12 Microsoft Word affiche un aperçu de votre rapport. Dans le panneau Fusion et publipostage, cliquez sur les flèches pour passer en revue les contacts de votre fichier Excel.
13 Cliquez sur Suivante : Terminer la fusion.
14 Dans le panneau Fusion et publipostage, sélectionnez Imprimer ou Editer des lettres individuelles pour finaliser vos documents.
Une fois que vous avez créé votre formulaire, vous pouvez le réutiliser aussi souvent que nécessaire sans avoir à passer par toutes les étapes ci-dessus. Lorsque vous ouvrirez votre formulaire pour la première fois, Microsoft Word vous demandera s'il est possible d'exécuter une commande SQL pour charger les données. Cliquez sur OK. Lorsque vous exportez vos données depuis OrgPlus Premium, vous pouvez enregistrer sur le formulaire Excel existant ou enregistrer le nouveau fichier Excel avec un nouveau nom. Si vous enregistrez sur le formulaire existant, vous pourrez prévisualiser vos résultats immédiatement. Si vous créez un nouveau fichier, vous devrez d'abord faire pointer Microsoft Word vers le nouveau fichier Excel.