Intelligente Felder bieten die Möglichkeit, Informationen oder Grafiken in einem Feld nur anzuzeigen, wenn der Wert anderer Felder in der Organigrammbox bestimmte Kriterien erfüllt. Dies ist mit der bedingten Formatierung vergleichbar. Allerdings werden Bedingungen nur auf ein einzelnes Feld statt auf eine gesamte Organigrammbox angewendet.
Im folgenden Beispiel sind zwei vakante Positionen vorhanden: eine Position, die besetzt werden kann, und eine, die nicht besetzt werden kann. Ob die Position besetzt werden kann, wird durch die Stellenbezeichnung bestimmt. Leitende Positionen müssen besetzt werden, andere können zum jetzigen Zeitpunkt nicht besetzt werden.
Sie können ein intelligentes Feld einrichten, das den Text AUSFÜLLEN in Organigrammboxen anzeigt, die den Begriff „Vakant“ und das Wort „Leiter“ im Titel enthalten. In Organigrammboxen, die den Begriff „Vakant“ UND NICHT das Wort „Leiter“ im Titel enthalten, zeigt das Feld den Text NICHT AUSFÜLLEN an. Für besetzte Positionen wird kein Text im Feld angezeigt.
So richten Sie ein intelligentes Feld ein:
1 Klicken Sie auf den Tab Start und wählen Sie Felder definieren.
Das Dialogfeld Felder definieren wird geöffnet.
2 Klicken Sie auf Intelligentes Feld hinzufügen.
3 Geben Sie einen Namen für das Feld ein und legen Sie den entsprechenden Typ und die Kategorie fest, wie unter Definieren von Feldeigenschaften beschrieben.
4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
Das Dialogfeld Intelligente Feld wird geöffnet.
5 Klicken Sie auf Hinzufügen. Es wird eine neue Zeile hinzugefügt.
6 Klicken Sie in der Spalte Bedingung auf die Schaltfläche Optionen, um den Bedingungseditor zu öffnen.
7 Benennen Sie die Bedingung und wählen Sie Kriterien mit Assistent bearbeiten aus.
8 Füllen Sie die Bedingungen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer bedingten Formatierung.
9 Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Intelligente Feld zurückzukehren. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8, wie erforderlich.
10 Geben Sie den Bedingungstyp ein:
· Wählen Sie Wert, um den Wert einzugeben, der für das intelligente Feld angezeigt werden soll, wenn die Bedingung wahr ist.
· Wählen Sie Feld, um ein vorhandenes Feld auszuwählen, das angezeigt werden soll, wenn die Bedingung wahr ist.
11 Geben Sie die Ausgabeninformationen an, beispielsweise den Text, der angezeigt werden soll, wenn die Bedingungen für das intelligente Feld erfüllt werden.
12 (Optional) Klicken Sie auf die Zelle Format, um Schriftart, Ausrichtung, Rahmen und Schatten für das Feld zu formatieren. Der Beispieltext wird mit den Formatierungsänderungen aktualisiert.
13 Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf OK, bis das Dialogfeld Felder definieren geschlossen wird.
14 Übernehmen Sie die neuen Felder in Ihr gesamtes Organigramm, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Die neuen Felder werden dort angezeigt, wo die Bedingungen erfüllt sind.
Wenn die Bedingungen nicht wie erwartet angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass das intelligente Feld in Ihrem Boxlayout enthalten ist. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern des Box-Layouts.
Zum Ändern der Prioritäten der Bedingungen wählen Sie eine Bedingung aus und verwenden Sie die Pfeile nach oben und nach unten auf der rechten Seite.
Beide Bedingungen im obigen Beispiel können auf denselben Mitarbeiter angewendet werden. Die Rangfolge der Bedingungen bestimmt, welche Ausgabe in der Organigrammbox dieses Mitarbeiters verwendet wird.
Siehe: