Hinweis: OrgPlus kann auch Daten verarbeiten, die eine Hierarchie enthalten, die nicht nur durch die Felder Berichtet an und Position definiert ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Komplexe Hierarchien.
Erstellen von Diagrammen aus Dateien
Sie können eine Datei aus einer beliebigen Quelle importieren, sofern bestimmte Mindestanforderungen eingehalten werden.
Halten Sie sich zur Erstellung einer Importdatei an folgende Richtlinien:
So bereiten Sie Ihren Text zum Importieren vor:
1 Erstellen Sie in der Datei jeweils eine Zeile für jeden Datensatz im Diagramm.
2 Wenn Sie aus einer Textdatei importieren, müssen die einzelnen Felder durch ein Trennzeichen (Tab, Komma, Semikolon, Leerzeichen oder anderes Zeichen) voneinander getrennt werden.
· Im folgenden Beispiel haben die Datensätze jeweils vier durch Kommas voneinander getrennte Felder. Diese vier Felder sind Position, Berichtet an, Name und Titel. Dabei wird das Feld Position als eindeutige Kennung für die einzelnen Datensätze verwendet.
1, ,Chris Phillips,President
2,1,Lynn Brewer,Chief Financial Officer
3,1,Larry Stevens,Vice President
3 Wenn Sie aus Excel importieren, werden die Kommas automatisch eingefügt. Jedes Feld muss in eine eigene Zelle eingegeben werden.
|
1 |
|
Chris Philips |
President |
|
2 |
1 |
Lynn Brewer |
Chief Financial Officer |
|
3 |
1 |
Larry Stevens |
Vice President |
4 Sie können außerdem die einzelnen Feldwerte mit in die Texttrennzeichen aufnehmen.
Wenn Sie z. B. Felder durch Leerzeichen trennen, müssen Sie Feldwerte in andere Trennzeichen einschließen, wenn die Feldwerte selbst Leerzeichen enthalten. Feldwerte können in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen sein, wie z. B.: "2" "1" "Lynn Brewer" "Chief Financial Officer".
5 Wenn Sie eines Ihrer Texttrennzeichen als Zeichen (Literal) verwenden möchten, müssen Sie diesem ein Escape-Symbol voranstellen.
Wenn z. B. ein Feldwert doppelte Anführungszeichen enthält, müssen Sie diesem einen umgekehrten Schrägstrich (\) als Escape-Zeichen voranstellen, um anzugeben, dass es sich in diesem Fall um tatsächliche Anführungszeichen und nicht um das Trennzeichen für ein Feld handelt.
6 Jeder Datensatz muss ein Feld Position ein Feld Berichtet an enthalten. Andernfalls kann der Import-Assistent das Verhältnis zwischen den einzelnen Einträgen nicht ermitteln.
7 Sie können eine Kopfzeile erstellen, aus der OrgPlus die Namen der Felder in der Text- oder Exceldatei entnehmen kann.
Wenn Sie eine Kopfzeile erstellen, muss diese die erste Zeile in der Datei bilden. Anstelle von Feldwerten enthalten die Felder in dieser Zeile die Namen der Felder selbst, z. B.: Mitarbeitername, Position, Berichtet an und Titel.
8 Die Datei darf keine Leerzeilen enthalten.
Einfügen erweiterter Datenfelder
Ihre Quelle kann auch erweiterte Datenfelder enthalten. Erweiterte Datenfelder automatisieren die Diagrammformatierung und können zur Identifizierung von Stellvertreter-Boxen, zum Einfügen von Sub-Chart-Umbrüchen, zum Ausblenden von Zweigen oder zur Spezifizierung der Diagrammstile ausgewählter Zweige dienen. Ferner können mithilfe von erweiterten Datenfeldern auch Zeilen angegeben werden, die beim Importvorgang ignoriert werden sollen.
Um erweiterte Datenfelder nutzen zu können, muss die Importdatei eine Kopfzeile enthalten. Die Kopfzeile muss Spalten enthalten, die den einzelnen verwendeten erweiterten Datenfeldern entsprechen. Wenn Sie aus einer Datenbank importieren, müssen die Felder in der Quelldatenbanktabelle (bzw. -Ansicht) dem relevanten erweiterten Datenfeld entsprechend benannt sein. Eine typische Excel-Importdatei könnte beispielsweise wie folgt aussehen:
|
ID |
ReportsTo |
Name |
Titel |
IsAssistant |
BreakAt |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
0 |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
Stellvertreter |
1 |
0 |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP |
0 |
1 |
AltReportsTo
Wenn ein Mitarbeiter regulär mehreren Vorgesetzten unterstellt ist, fügen Sie den Datenfeldern die Spalte AltBerichtetAn hinzu. Das Datenfeld AltBerichtetAn muss wie das Datenfeld BerichtetAn eine Liste mit durch Semikolon getrennten Zahlen enthalten, die auf die Zeilennummern derjenigen Personen in der Liste verweisen, denen dieser Mitarbeiter unterstellt ist.
IsAssistant
Wenn das Feld IsAssistant in einer Importdatei enthalten ist, kann OrgPlus automatisch Stellvertreter in Ihrem Diagramm formatieren. Wenn IsAssistant bei einem Datensatz auf 1 gesetzt ist, wird die entsprechende Box zum Stellvertreter.
Wenn z. B. das Feld IsAssistant bei Corinne Speer auf 1 gesetzt wird, ergibt sich folgende Diagrammformatierung:
Hinweis: Sie können in der Spalte IsAssistant einen Stellvertreter-Zweigstil definieren (siehe Tabelle im Abschnitt BranchStyle unten).
BreakAt
Wenn eine Importdatei das Feld BreakAt enthält, fügt OrgPlus beim entsprechenden Datensatz automatisch einen Sub-Chart-Umbruch ein.
· Wenn BreakAt auf 0 gesetzt ist, wird kein Sub-Chart-Umbruch eingefügt.
· Wenn BreakAt auf 1 gesetzt ist, wird ein Sub-Chart-Umbruch eingefügt.
· Wenn BreakAt auf eine Textzeichenfolge gesetzt ist (z. B. Marketing), wird ein Sub-Chart-Umbruch eingefügt und das Sub-Chart nach dem Text benannt.
CollapseAt
Wenn eine Importdatei das Feld CollapseAt enthält, erweitert oder reduziert OrgPlus den mit den einzelnen Boxen verbundenen Zweig automatisch. Wenn CollapseAt auf 1 gesetzt ist, wird der Zweig reduziert.
BranchStyle
Mit dem erweiterten Datenfeld BranchStyle wird der von Ihnen angegebene Zweigstil in alle Untergebenenboxen des gewählten Datensatzes übernommen. Für Diagramme, die mithilfe des Importassistenten erstellt wurden, werden die Zweigstile standardmäßig so ausgewählt, dass sie eine möglichst geringe Anzahl von Seiten aufweisen und die Boxen auf den einzelnen Seiten optimal verteilt sind.
Folgende Zweigstile sind verfügbar:
|
Branch Style |
Name |
Branch Style |
Name |
|
|
TreeStyle |
|
ListStyle |
|
|
TreeLeftStyle |
|
LeftListStyle |
|
|
TreeRightStyle |
|
BoxListStyle |
|
|
TreeStaggerStyle |
|
BoxListLeftStyle |
|
|
TreeStaggerLeftStyle |
|
BoxListRightStyle |
|
|
TreeStaggerRightStyle |
|
SuperiorBoxListStyle |
|
|
TwoColumnStyle |
|
Assistant1Style |
|
|
TwoColumnTreeStyle |
|
Assistant2Style |
|
|
FourColumnStyle |
|
Assistant3Style |
|
|
FourColumnTreeStyle |
|
Assistant4Style |
|
|
OneColumnStyle |
|
Assistant5Style |
|
|
OneColumnLeftStyle |
|
Assistant6Style |
|
|
OneColumnCenterStyle |
|
Assistant7Style |
|
|
OneColumnLeftCenterStyle |
|
Assistant8Style |
|
|
OneColumnEdgeLeft |
|
OneColumnEdgeRight |
|
|
MultiColumnLine |
|
CoManagerStyle |
|
|
MultiColumnPair |
|
|
Sequence
Mit dem Feld Sequence steuern Sie die Reihenfolge, in der Untergebenenboxen unter einem Manager angeordnet werden. Die Boxen werden von links nach rechts und dann von oben nach unten angeordnet.
Beispiel: Durch Import folgender Daten...
|
ID |
ReportsTo |
Name |
Title |
Sequence |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
3 |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
2 |
|
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
1 |
... ergäbe sich folgendes Diagramm:
Beachten Sie, dass Larry Stevens, dem Sequenznummer 3 zugewiesen ist, an dritter Stelle von links angezeigt wird.
Das Feld Sequence kann auch verwendet werden, um Untergebene in mehreren Reihen und Spalten unter einem Manager aufzuführen. Dazu geben Sie für jeden Datensatz durch einen Doppelpunkt getrennte Zeilen- und Sequenznummern ein.
Beispiel: Durch Import folgender Daten...
|
ID |
Berichtet an |
Name |
Funktion |
Sequenz |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
0 |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Verkauf |
1:1 |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Technik |
1:2 |
|
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
1:3 |
|
5 |
1 |
Gary Truman |
Direktor Operations |
2:1 |
|
6 |
1 |
Martin Sawyer |
Direktor Finanzen |
2:2 |
... ergäbe sich folgendes Diagramm:
Exclude
Mit dem Feld Exclude können Sie festlegen, wie die einzelnen Boxen Ihres Diagramms in Bezug auf Berechnungen zu behandeln sind.
· Wenn Exclude auf 0 gesetzt ist, wird eine Box bei sämtlichen Zählungen und Berechnungen berücksichtigt.
· Wenn Exclude auf 1 gesetzt ist, wird eine Box von sämtlichen Zählungen und Berechnungen ausgeschlossen.
· Wenn Exclude auf 2 gesetzt ist, wird eine Box von sämtlichen Zählungen ausgeschlossen.
· Wenn Exclude auf 3 gesetzt ist, wird eine Box von sämtlichen Berechnungen ausgeschlossen.
Format
Mit dem Feld Format können Sie das Format der jeweiligen Box festlegen. Im folgenden Beispiel sehen Sie einen Teil der verfügbaren Optionen. Weitere Informationen zum erweiterten Datenfeld Format finden Sie in der OrgPlus Wissensbasis unter www.orgplus.com/support.
|
ID |
ReportsTo |
Name |
Titel |
Format |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
fields_show=”Name, Title”, font=”Verdana,12, blue” |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
|
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
fields_show=”Name,”, font=”Verdana, 9”, box=”round_rect” |
Special
Im Feld Special können Sie Diagrammformatierungen wie Titel oder Hintergrundfarbe des Diagramms festlegen. Weitere Informationen zum erweiterten Datenfeld Special finden Sie in der OrgPlus Wissensbasis unter www.orgplus.com/support.
|
ID |
ReportsTo |
Name |
Titel |
Special |
Format |
|
|
|
|
|
title=”My Corp” |
font= ”r;Verdana, 24” |
|
|
|
|
|
chart_fill=”solidfill, green” |
|
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
|
|
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
|
|
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
|
|
Mithilfe des Feldes Special können beliebige Zeilen aus der Importdatenquelle ignoriert werden. Beispielsweise eine Zusammenfassungszeile in einer Excel-Datei, wie das folgende Beispiel zeigt.
|
ID |
ReportsTo |
Name |
Titel |
Gehalt |
Special |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
CEO |
125,000 |
|
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Sales |
75,000 |
|
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Engineering |
100,000 |
|
|
|
|
|
Gesamtsumme |
300,000 |
Ignorieren |
AuxReportsTo
Mithilfe des Feldes AuxReportsTo können Sie eine oder mehrere zusätzliche Berichtsbeziehungen in Ihrem Diagramm festlegen.
Der Import folgender Daten:
|
ID |
ReportsTo |
AuxReportsTo |
Name |
Titel |
|
1 |
|
|
Lynn Brewer |
CEO |
|
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
VP Sales |
|
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
VP Engineering |
|
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
VP Marketing |
|
5 |
2 |
4 |
Gary Truman |
Director Sales/Marketing |
|
6 |
3 |
|
Martin Sawyer |
Director Engineering |
Dies würde folgendes Diagramm ergeben:
Hinweis: Mehrere zusätzliche Berichtsbeziehungen für einen einzelnen Datensatz müssen durch ein Semikolon getrennt werden.