Erstellen eines individuellen PVM-Berichts.

PVM-Berichte (Personalveränderungsmitteilung) aus OrgPlus Premium, die mit Hinblick auf bewährte Verfahren der Branche entwickelt wurden, erleichtern Abteilungen das Vornehmen von Personalveränderungen und das korrekte Führen der Personalakten.  Möglicherweise existiert in Ihrem Unternehmen bereits eine PVM, die den konkreten internen Anforderungen entspricht. In diesem Fall können Sie in OrgPlus Premium mit Hilfe der Seriendruck-Funktion von Microsoft Word eine individuelle PVM erstellen.

Erstellen der Datenquelle

Zu Beginn müssen Sie mit Hilfe der folgenden Schritte eine Excel-Datei mit den verfolgten Änderungen erstellen:

1        Aktivieren Sie in OrgPlus Premium die Option Änderungen nachverfolgen, und nehmen Sie im ursprünglichen Organigramm die gewünschten Änderungen vor.

2        Klicken Sie im Bedienfeld Änderungen nachverfolgen auf das Symbol Excel-Bericht.

3        Wählen Sie Nebeneinander vergleichen.

4        Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Seriendruck vorbereiten. Sie können nun entscheiden, ob alle Änderungen oder nur die zu einer bestimmten Transaktion gehörenden Änderungen exportiert werden sollen.

5        Wechseln Sie zum Tab Felder auswählen.

6        Wählen Sie die Felder aus, die im PVM-Bericht enthalten sein sollen.

7        Klicken Sie auf OK.

8        Die Datei wird standardmäßig im Ordner Meine Organigramme gespeichert. Notieren Sie sich den Dateinamen, oder speichern Sie den Excel-Bericht an einem leicht auffindbaren Ort (z. B. auf dem Desktop Ihres Computers). Klicken Sie auf Speichern.

Erstellen des PVM-Berichts

Sie können einen PVM-Bericht in Microsoft Word vollständig neu erstellen oder einen der PVM-Musterberichte verwenden, die sich im Ordnermit den PVM-Mustern Ihrer OrgPlus Premium-Installation befinden (wahrscheinlicher Pfad: C:\Programme\Insperity\OrgPlus 8\PANSamples). Bei der Verwendung einer Muster-PVM stimmen die standardmäßigen Felder möglicherweise nicht mit den von Ihnen benötigten Feldern überein. Mit Hilfe der unten aufgeführten Schritte können Sie die vorhandenen Felder anpassen. Wenn die bestehende PVM Ihres Unternehmens im Word-Format erstellt wurde, kann diese ebenfalls verwendet werden.

Nach Erstellung des Formulars auszuführende Schritte:

In Microsoft Office Word 2007

1        Starten Sie Microsoft Office Word 2007, und klicken Sie auf den Tab Sendungen.

2        Klicken Sie auf Empfänger auswählen.

3        Wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden.

4        Wählen Sie das aus OrgPlus Premium exportierte Excel-Dokument (weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen der Datenquelle).

5        Mit dem nun angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Tabelle1$ verwendet werden soll, und ob die erste Datenreihe Spaltenüberschriften enthält (das Kontrollkästchen muss aktiviert sein). Klicken Sie auf OK.

6        Markieren Sie den Bereich, in dem ein Datenfeld angezeigt werden soll, klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen, und wählen Sie das gewünschte Feld aus. Klicken Sie auf Einfügen.

7        Wenn Sie auf Vorschau Ergebnisse klicken, wird eine Vorschau des Formulars angezeigt. Mit Hilfe der Pfeile neben der Option Vorschau Ergebnisse können Sie durch die einzelnen Personen der Excel-Datei blättern.

8        Klicken Sie zum Abschluss auf Fertigstellen und Zusammenführen, und wählen Sie die gewünschte Option: Einzelne Dokumente bearbeiten, Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden.

 

In Microsoft Office Word 2003

1        Starten Sie Microsoft Office Word 2003, klicken Sie im Menü Extras erst auf Briefe und Sendungen und dann auf Seriendruck.

2        Auf der rechten Seite des Bildschirms wird nun der Bereich Seriendruck angezeigt.

3        Wählen Sie den Dokumenttyp Briefe und klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

4        Wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden und klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.

5        Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden und anschließend auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

6        Wählen Sie das aus OrgPlus Premium exportierte Excel-Dokument (siehe Abschnitt ”r;Erstellen der Datenquelle”).

7        In dem nun angezeigten Dialogfeld werden Sie gefragt, ob Tabelle1$ verwendet werden soll und ob die erste Datenreihe Spaltenüberschriften enthält (das Kontrollkästchen muss aktiviert sein). Klicken Sie auf OK.

8        Es wird eine Liste aller in Ihrem Excel-Dokument vorhandenen Personen angezeigt. Es sind standardmäßig alle Personen ausgewählt. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Personen, die nicht berücksichtigt werden sollen. Klicken Sie auf OK.

9        Klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

10    Markieren Sie den Bereich, in dem ein Datenfeld angezeigt werden soll, und wählen Sie im Bereich Seriendruck die Option Weitere Elemente. Es wird eine Liste der Felder angezeigt. Wählen Sie das einzufügende Feld aus.

11    Wenn Sie alle gewünschten Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter: Briefvorschau.

12    Microsoft Word zeigt nun eine Vorschau Ihres Berichts an. Klicken Sie im Bereich Seriendruck auf die Pfeile, um durch die einzelnen Personen der Excel-Datei zu blättern.

13    Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen.

14  Wählen Sie im Bereich Seriendruck die Option Drucken bzw. zum abschließenden Bearbeiten der Dokumente die Option Individuelle Briefe bearbeiten.

Wiederverwenden des Formulars

Nachdem ein Formular erstellt wurde, können Sie es beliebig oft verwenden und so die oben aufgeführten Schritte überspringen. Beim ersten Öffnen des Formulars müssen Sie zulassen, dass Microsoft Word die Daten mittels eines SQL-Befehls lädt. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie Daten aus OrgPlus Premium exportieren, können Sie diese im vorhandenen Excel-Formular oder als neue Excel-Datei unter einem neuen Namen speichern. Wenn Sie die Daten im vorhandenen Formular speichern, kann sofort eine Vorschau der Ergebnisse angezeigt werden. Wird dagegen eine neue Datei erstellt, müssen Sie den Speicherort der neuen Excel-Datei erst in Microsoft Word angeben.