Agregar y eliminar campos

Esta sección describe cómo definir y borrar campos.

Una caja puede contener cualquier número de campos. Un campo representa información del tipo nombre, cargo, teléfono, etc.

Vea...

Agregar campos

Definición de propiedades de campo

Agregar campos predefinidos

Eliminación de campos

Manejo de registros duplicados

Campos mapeados 

 

Agregar campos

Esta sección describe cómo agregar campos.

Para agregar campos:

1    Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Haga clic en Agregar para añadir un campo.  

3        Introduzca un nombre en el nuevo campo vacío en la columna Nombre.  

4        Haga clic en la columna Tipo para que aparezca una lista desplegable de tipos de campo y elija uno:  

5        Si el tipo de campo es Texto, Número o Fórmula, también podrá especificar una Categoría. Haga clic en la columna Categoría para que aparezca una lista desplegable de categorías y elija una:  

6        Seleccione Con hipervínculo si desea que el campo sea un hipervínculo. Por ejemplo, una dirección de correo electrónico o una página web.

7    Haga clic en el botón Formato   para definir cómo se mostrará un campo. No todos los tipos de campo tienen opciones de formato.

8     Haga clic en el botón Fórmula para definir una fórmula para un campo.

 

9   Pulse Aceptar. Se le preguntará si desea aplicar los campos recién creados a

todas las cajas del organigrama. Si así lo desea, elija Sí. De lo contrario, pulse

No y podrá añadir campos de forma individual posteriormente. 

 

 

Definición de propiedades de campo 

OrgPlus le ofrece varias opciones para dar formato a los campos.

Para dar formato a los campos de tipo Nombre:  

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos.

2        Seleccione el campo de nombre al que desea dar formato y pulse el botón Formato.

OrgPlus muestra el cuadro de diálogo Formatos de nombre.  

3        Elija un formato y haga clic en Aceptar.

Para dar formato a los campos de tipo Número:

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Seleccione el campo numérico al que desea dar formato y pulse el botón Formato. Se mostrará un cuadro de diálogo distinto según la categoría elegida (Número, Porcentaje o Dinero). 

3     Defina su formato por medio de las siguientes opciones:

4        Haga clic en Aceptar para guardar su configuración.

Para dar formato a los campos de tipo Fecha:  

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Seleccione el campo al que desea dar formato y haga clic en el botón Formato  para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de fecha.  

3        Elija un formato y haga clic en Aceptar.

Para dar formato a los campos de correo electrónico:

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Seleccione un campo de correo electrónico y haga clic en el botón Formato  para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de correo electrónico.  

3        Seleccione una opción de la lista desplegable para especificar la dirección de correo electrónico principal.  

4        Pulse Aceptar.

Nota: Deberá aplicar la categoría de correo electrónico al campo de correo electrónico para poder utilizar la función Grupo de correo electrónico. Consulte el apartado Uso de grupos para la distribución por correo electrónico. Puede definir más de un campo de correo electrónico y designar un campo de correo electrónico determinado como principal para las funciones de distribución de correo electrónico, grupo de correo electrónico, etc.  

Agregar campos predefinidos 

Los campos predefinidos permiten agregar nuevos campos a su organigrama en un solo paso. Al agregar un campo predefinido, todos sus parámetros (Tipo, Formato, Categoría, etc.) quedan automáticamente configurados.

Para agregar campos predefinidos:

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Haga clic en Predefinido para que aparezca el cuadro de diálogo Seleccionar campos.  

3        Elija un campo y pulse Agregar. Repita este paso para añadir campos adicionales.  

4        Pulse Cerrar.

5        Pulse Aceptar. Se le preguntará si desea añadir los nuevos campos a todas las cajas del organigrama.  

6        Si así lo desea, elija . De lo contrario, haga clic en No y podrá añadir campos de forma individual posteriormente. 

Eliminación de campos 

Puede eliminar cualquier campo que desee. Al eliminar un campo, este desaparecerá de todas las cajas en las que se esté mostrando.

Para eliminar campos:

1        Haga clic en la pestaña Inicio y seleccione Definir campos en la sección Campos y fórmulas. OrgPlus mostrará el cuadro de diálogo Definir campos. 

2        Seleccione el campo que desea eliminar.

3    Pulse Eliminar. Se visualizará un mensaje de advertencia preguntándole si desea eliminar permanentemente el campo. Pulse para eliminarla o No para cancelar la acción.

Manejo de registros duplicados 

Sus organigramas pueden contener personas que dependan de más de un gerente. Un empleado que depende de más de un gerente suele tener establecida una relación auxiliar mediante línea punteada con el gerente secundario. El siguiente organigrama contiene un empleado que aparece en más de una caja:  

Click to enlarge

Nota: toda persona que aparezca más de una vez en un organigrama presentará un icono  en la esquina inferior derecha de su caja. Haga clic en él para avanzar hasta la siguiente aparición de esa persona.  

Para identificar relaciones auxiliares en su organigrama:

1        Seleccione el botón Duplicados... en el cuadro de diálogo Definir campos para que aparezca el cuadro de diálogo Identificar registros duplicados.  

2        Marque la casilla Identificar registros duplicados.  

3        Utilice el menú desplegable Clave para seleccionar el campo clave para la identificación de los registros duplicados.  

4        Marque la casilla Actualizar automáticamente, si desea que el icono  aparezca en las cajas del organigrama cuando se realicen ediciones manuales en éste.  

5        Marque la casilla Mostrar gestores alternativos si desea mostrar información sobre gestores alternativos. Es posible mostrar información de gestores alternativos mediante dos métodos:

·         Como llamada: muestra el icono  de duplicados en los organigramas. Al hacer clic en el icono, aparecerá una llamada a los gestores alternativos de los cuales depende el empleado.  

 

Click to enlarge

·         Como parte de caja: muestra los datos de gestor alternativo dentro de la misma caja.  

Click to enlarge

6        Si se muestra información de gestores alternativos, podrá determinar qué campos mostrar mediante las listas desplegables Campo 1 y Campo 2.  

7        Si muestra la información de gestores alternativos dentro de la caja, utilice el botón Formato... para especificar el formato del texto dentro de la caja.  

8        Haga clic en Aceptar.

Campos mapeados

Esta sección describe cómo crear campos mapeados.

Este tipo de campos puede utilizarse para emparejar valores con imágenes determinadas. Por ejemplo:

Valor

Se corresponde con

Resultado

US

\symbols\us_flag.png

France

\symbols\fr_flag.png

Germany

\symbols\de_flag.png

De hecho, OrgPlus incluye un directorio de imágenes que usted puede incluir en sus organigramas. Éste se encuentra en la carpeta Símbolos en el directorio Mis organigramas. El directorio Mis organigramas se encuentra en la carpeta Mis documentos.  

Para crear un campo mapeado

1      Pulse el botón Agregar campo mapeado… Seleccione un campo de la lista desplegable ”Mapear usando”.

2      Dé un nombre al campo y especifique su Tipo y Categoría 

3      Haga clic en el botón Opciones  para que aparezca el cuadro de diálogo Mapeado.  

Click to enlarge

4    Haga clic en la lista desplegable Mapear usando: para seleccionar el campo que desea mapear.

5        Agregue correspondencias entre campos mediante el botón Agregar. Por ejemplo, puede mapear US a Flag_USA y CA a Flag_Canada. Use el botón Eliminar para eliminar correspondencias.

6    Use la casilla Por defecto para especificar el mapeado por defecto. Este se utilizará si no se encuentra un valor que coincida con los definidos.

7    Pulse Aceptar.

Nota: puede importar una lista de correspondencias por medio del botón Importar.