Uso de grupos para la distribución por correo electrónico

Puede crear una lista de distribución por correo electrónico basada en cualquier grupo definido. Por ejemplo, puede mandar un mensaje de correo electrónico a:

·         Todos los ingenieros de la oficina de San Francisco.

·         Todos los empleados a jornada completa que participen en el plan de jubilación.

Creación de una lista de distribución basada en un grupo

Puede crear una lista de distribución por correo electrónico compuesta de miembros de un grupo.

Especificación del campo dirección de correo electrónico:

Para utilizar esta función, el organigrama debe incluir un campo de correo electrónico.

Nota: consulte el apartado Definición de propiedades de campo en el capítulo 4 para obtener información detallada sobre cómo definir el campo de dirección de correo electrónico.

Para crear una lista de distribución para un grupo:

1       Con su organigrama en pantalla, haga clic en la pestaña Revisar y luego en Email en la sección Grupos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de correo electrónico.

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2        Bajo el apartado Enviar usando, seleccione una opción de correo de salida:

·       Cliente de correo electrónico: seleccione esta opción si desea utilizar su cliente de correo electrónico predeterminado.

·       SMTP: seleccione esta opción para utilizar el protocolo simple de transferencia de correo electrónico. Su correo electrónico se enviará según la configuración SMTP definida por OrgPlus.

Nota: puede ajustar la configuración de SMTP si selecciona el elemento Opciones del menú Herramientas. Vea Utilización del panel Opciones.

3        Se incluirán automáticamente todos los miembros del grupo actual. Puede añadir o eliminar destinatarios mediante los botones Para, CC y CCO. También puede introducir direcciones de correo electrónico de forma manual. Si incluye varias direcciones, deberá separarlas con punto y coma.

4        De manera opcional, podrá adjuntar una copia del organigrama actual si marca la casilla Adjuntar organigrama. Utilice el botón Configuración... para asegurarse que el organigrama ha sido correctamente optimizado. Consulte Nociones de creación de organigramas.

5        Introduzca el Asunto y el Cuerpo del mensaje de correo electrónico.

6        Haga clic en Aceptar para enviar.