Puede usar el informe Comparación en paralelo para crear sus propios formularios junto con la función de combinación de correo de Microsoft Word .
Para empezar, deberá generar un archivo de Excel que contenga el control de sus cambios, de la siguiente forma:
1 En OrgPlus Premium, active la ocpción Control de cambios y modifique el organigrama.
2 En el panel Control de cambios, seleccione el icono Informe de Excel.
3 Haga clic en Comparación en paralelo.
4 Compruebe el cuadro de diálogo Preparar para combinación de correo.Tiene la opción de exportar todos los cambios o sólo aquellos relacionados con una transacción específica.
5 Vaya a la pestaña Seleccionar campos.
6 Seleccione los campos que quiere incluir en su informe PAN.
Haga clic en Aceptar.
8 De forma predeterminada, el archivo se guardará en la subcarpeta Control de cambios de su carpeta Mis organigramas (o directamente en esta última, si no existe una subcarpeta Control de cambios). Apunte el nombre del archivo o guarde el informe de Excel donde pueda encontrarlo con facilidad (por ejemplo, en el escritorio de su ordenador). Haga clic en Guardar.
Puede crear un formulario desde cero en Microsoft Word o puede utilizar los PAN de ejemplo, que podrá encontrar en la carpeta PAN Samples en su instalación de OrgPlus Premium (probablemente en C:\Archivos de programa\Insperity\OrgPlus 9\PANSamples). Si está usando un formulario de ejemplo, los campos por defecto podrían no ser los mismos que usted desearía incluir. Ajuste dichos campos siguiendo los pasos que se detallan más abajo. También puede usar el formulario ya existente para su empresa si se encuentra en formato de Microsoft Word.
Una vez haya creado su formulario:
En Microsoft Office Word 2007
1 Abra Microsoft Office Word 2007. Haga clic en la pestaña o.
2 Haga clic en Seleccionar destinatarios.
3 Seleccione Usar lista existente.
4 Seleccione el documento de Excel que ha exportado de OrgPlus Premium (si desea más información, consulte Generación de la fuente de datos).
5 Aparecerá un cuadro de diálogo preguntándole si desea usar Sheet1$ y si la primera fila contiene encabezados (mantenga marcada esta casilla). Pulse Aceptar.
6 Seleccione dónde quiere que aparezca un campo de datos, haga clic en Insertar campos fundidos, y seleccione el campo deseado. Haga clic en Insertar.
7 Si hace clic en Vista preliminar de resultados podrá ver qué aspecto tendrá su formulario. Use las flechas junto a Vista preliminar de resultados para pasar de un individuo a otro en su archivo de Excel.
8 Cuando haya terminado, haga clic en Finalizar y fundir y seleccione la opción deseada: Editar documentos individuales, Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.
En Microsoft Office Word 2003
1 Abra Microsoft Office Word 2003. Haga clic en el menú Herramientas y seleccione Cartas y correo y después Combinar correspondencia.
2 Aparecerá un panel de combinación de correo en la parte derecha de su pantalla.
3 Seleccione Cartas y haga clic en Siguiente: Iniciar documento.
4 Seleccione Documento actual de usuario y haga clic en Siguiente: Seleccione Destinatarios.
5 Haga clic en Usar lista existente y haga clic en Siguiente: Escribir carta.
6 Seleccione el documento de Excel que ha exportado de OrgPlus Premium (si desea más información, consulte la sección “Generación de la fuente de datos”).
7 Aparecerá un cuadro de diálogo, preguntándole si desea usar Sheet1$ y si la primera fila contiene encabezados (mantenga marcada esta casilla). Haga clic en Aceptar.
8 Aparecerá una lista de todas las personas incluidas en su documento de Excel. Todas ellas aparecerán seleccionadas de manera predeterminada. Desmarque la casilla si desea excluir a alguna. Haga clic en Aceptar.
9 Haga clic en Siguiente: Escribir carta.
10 Seleccione el área en la que desee que aparezca el campo de datos y seleccione Más elementos en el panel de combinación de correspondencia. Aparecerá una lista de sus campos. Seleccione el campo que desee insertar.
11 Haga clic en Siguiente: Acceda a una vista previa de sus cartas cuando haya añadido todos los campos que desea incluir.
12 Microsoft Word mostrará una vista previa de su informe. En el panel Combinación de correspondencia, haga clic en las flecha para pasar de un individuo a otro en su archivo de Excel.
13 Haga clic en Siguiente: Completar la combinación.
14 En el panel de combinación de correo, seleccione Imprimiro Editar cartas individuales para concluir sus documentos.
Una vez que haya creado su formulario, podrá reutilizarlo siempre que quiera, sin tener que volver a pasar por todos los pasos mencionados con anterioridad. Cuando abra el formulario por primera vez, Microsoft Word le preguntará si está de acuerdo en ejecutar una orden SQL para cargar los datos. Haga clic en Aceptar. Cuando exporte sus datos desde OrgPlus Premium, podrá sobrescribir el formulario Excel ya existente o guardar el nuevo formulario Excel con un nombre nuevo. Si sobrescribe el formulario existente, podrá acceder de inmediato a una vista previa de sus resultados. Si crea un nuevo archivo, primero tendrá que facilitar a Microsoft Word la ubicación del nuevo archivo de Excel.