Utiliser des groupes pour une distribution par e-mail 

Vous pouvez créer une liste de distribution par courrier électronique sur la base d’un groupe défini. Par exemple, vous pouvez envoyer un courrier électronique à :

·         tous les ingénieurs du bureau de San Francisco ;

·         tous les salariés à temps plein qui participent au plan de retraite.

Créer une liste de distribution en fonction d’un groupe

Vous pouvez créer des listes de distribution par e-mail composées de membres du groupe.

Remplir le champ de l’adresse électronique :

Afin d’utiliser cette fonctionnalité, votre organigramme doit inclure un champ de courrier électronique.

Pour créer une liste de distribution pour un groupe :

1        Avec votre organigramme affiché, cliquez sur l'onglet Révision, puis, dans la section Groupes, sélectionnez E-mail.

La boîte de dialogue Groupe d'e-mails s'affiche.

2        Sous Envoyer avec, sélectionnez une option d’envoi de message électronique :

·         Client de messagerie électronique : sélectionnez cette option pour utiliser votre application de messagerie électronique par défaut.

·         SMTP : sélectionnez cette option pour utiliser le protocole SMTP. Votre courrier électronique sera envoyé en fonction des paramètres SMTP définis pour OrgPlus.

3        Tous les membres du groupe actuel sont automatiquement inclus. Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires en utilisant les boutons À, Cc et Cci. Vous pouvez également entrer manuellement les adresses électroniques. Les adresses électroniques doivent être séparées par des points virgules.

4    Vous pouvez également joindre une copie de l’organigramme actuel en cochant la case Joindre l’organigramme. Utilisez le bouton Paramètre... pour vous assurer que l’organigramme est correctement optimisé. Voir Manipulation d'organigrammes : création d'organigrammes de base de base pour obtenir de plus amples informations.  

5        Entrez l’Objet et le texte du Message du courrier électronique.

6        Cliquez sur OK pour envoyer.