Gérer des rapports

 

Cette rubrique décrit comment créer un rapport ou un un rapport basé sur les champs prédéfinis et comment modifier ou supprimer un rapport.

Créer un rapport

Cette section décrit comment créer de nouveaux rapports.

Pour créer un nouveau rapport :

1        Avec le panneau Rapports ouvert, cliquez sur le bouton Gérer les rapports. La boîte de dialogue Gérer les rapports s'affiche.

2        Cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Paraméters des Rapport s’affiche.

L’onglet Sélectionner des champs vous permet de nommer le rapport et de spécifier les champs à insérer.

3        Dans Nom du Rapport , entrez le nom de votre rapport.

La liste Champs disponibles affiche les champs disponibles pour votre rapport.

4        Utilisez les éléments suivants pour sélectionner les champs que vous souhaitez dans votre rapport :

Élément

Fonction

Description

Ajouter champ

Insère le champ disponible sélectionné.

>> 

Ajouter tous les champs

Insère tous les champs disponibles dans le rapport.

Supprimer champ

Supprime le champ sélectionné du rapport.

<< 

Supprimer tous les champs

Supprime tous les champs du rapport.

5       En option, vous pouvez insérer un champ ”relation” dans vos rapports. Le champ relation affiche la relation qui correspond à la case sélectionnée. Pour insérer la relation, ajoutez le champ appelé <Relation> dans vos rapports. Les valeurs des relations comprennent :

·         Responsable de niveau <N>:<N> correspond au niveau du responsable de la case sélectionnée. N=1 pour le responsable direct.

·         Soi-même: valeur correspondant à la case sélectionnée.

·         Pair &endash:valeur qui correspond à toutes les cases partageant le même responsable que la case sélectionnée.

·        Subordonné de niveau <N>:<N> correspond au niveau des subordonnés de la case sélectionnée. N=1 pour les subordonnés directs.

6       Cliquez sur l’onglet Groupements.

L’onglet Groupements vous permet de grouper les enregistrements du rapport en fonction d’un champ d’organigramme. Par exemple, vous pouvez créer un rapport sur les salariés qui regroupe les employés par services (ou par unité organisationnelle, comme dans l’exemple ci‑dessous), puis par type d’employé.

7         Utilisez les éléments suivants pour définir les groupes dans un rapport :

Nom

Description

Ajouter un groupe

Crée un groupe sur la base du champ sélectionné.

Supprimer un groupe

Supprime le groupe sélectionné.

Monter

Monte le groupe sélectionné.

Descendre

Descend le groupe sélectionné.

Inclure le décompte

Affiche un calcul du nombre d’enregistrements dans un groupe.

8        Cliquez sur l’onglet Tris. Trier vous permet de définir l’ordre d’affichage des lignes dans votre rapport.  

9        Utilisez les éléments suivants pour définir le tri des lignes dans votre rapport :

Nom

Description

Ajoute le champ disponible sélectionné dans la liste de tri.

Supprime le champ sélectionné dans la liste de tri.

Ordre de tri

Pour chaque champ inclus dans la liste de tri, vous pouvez mentionner si le tri est Crossant ou
Descendant. Les symboles
 et  de part et d’autre de chaque champ sélectionné indiquent le type de tri qui sera appliqué lors de la création du rapport.

Remarque : vous devez ajouter les champs à partir de la zone Champs disponibles dans la zone Trier par champ, puis les placer dans l’ordre de tri souhaité.

10   Cliquez sur l’onglet Critères.

L’onglet Critères vous permet de définir un sous‑ensemble d’enregistrements d’organigramme à insérer dans le rapport. Par exemple, vous pouvez établir un rapport uniquement sur les employés qui perçoivent un salaire supérieur à 50 000.

L’onglet Résumé du rapport apparaît uniquement si au moins un champ nombre ou formule est défini. Vous pouvez inclure les valeurs de SOMME, MOYENNE, MINIMUM et/ou MAXIMUM pour tout champ de nombre ou de formule défini comme partie intégrante de votre rapport.  

L’onglet Format vous permet de définir le format pour chaque élément dans le rapport.

Le panneau de gauche présente la hiérarchie du rapport en tenant compte de vos sélections de groupement et de résumé. Les branches précédées d’un  indiquent les catégories d’éléments. Chaque élément dans une catégorie peut être formaté séparément.

11    Formatez les éléments du rapport listés dans le panneau de gauche :

·        Sélectionnez un élément et cliquez sur Format. La boîte de dialogue Propriétés apparaît.

·         Définissez les propriétés de formatage des éléments du rapport.

Remarque : la boîte de dialogue Propriétés pour le formatage des éléments du rapport est essentiellement la même que n’importe quelle boîte de dialogue de formatage Windows®.

12   Dans la zone Propriétés de la grille, sélectionnez les options de formatage pour le rapport :

·         Afficher grille : insère des séparateurs de lignes et de colonnes dans le rapport.

·         Couleur de remplissage des rangées impaires : sélectionnez la couleur de remplissage des enregistrements des lignes impaires dans la liste déroulante.

·         Couleur de remplissage des rangées paires : Sélectionnez la couleur de remplissage des enregistrements des lignes paires dans la liste déroulante.

L’onglet Etendue vous permet de définir l’étendue des cases qui seront insérées dans un rapport dynamique. Par défaut, les rapports dynamiques incluent les cases sélectionnées et tous les subordonnés directs ou indirects (dans l’organigramme ou le sous‑organigramme affiché).

 

13   Suivez les étapes suivantes pour définir l’étendue de votre rapport :

·         Utilisez le groupe de boutons radio Haut pour définir la case la plus haute qui doit être insérée dans le rapport. La case la plus haute est définie par rapport à la case sélectionnée.

·         Utilisez le groupe de bouton radio Bas pour définir le nombre de niveaux de la hiérarchie à insérer dans le rapport.

·         Utilisez la case à cocher Inclure les pairs pour insérer les pairs des cases sélectionnées.

14   Cliquez sur OK.  

Remarque : si la boîte de dialogue Gestionnaire de rapports s’affiche, cliquez sur Fermer. Le rapport s’affiche dans le panneau Rapports.  

Utiliser les rapports prédéfinis

Les rapports prédéfinis vous permettent de générer des rapports basés sur des champs prédéfinis qui ont été mappés avec des champs existants de votre projet.
Avant d'utiliser les rapports prédéfinis, vous devez vous assurer que les champs de votre projet ont bien été identifiés. L'identification des champs s'effectue pendant le processus d'importation (voir
Identifier les champs importés) ; elle peut également être effectuée manuellement (voir Identifier les champs).

 

Pour créer un rapport en utilisant les rapports prédéfinis :

Avec le panneau Rapports ouvert, sélectionnez un rapport prédéfini dans le menu déroulant.

Les rapports prédéfinis sont répertoriés dans une section séparée du menu déroulant, située après les rapports créés par l'utilisateur.


Le rapport sélectionné s'affiche dans l'onglet Rapports.

Modifier des rapports

Cette section décrit comment modifier un rapport.

Pour modifier le rapport actuel :

Le panneau Rapport étant ouvert, cliquez sur le bouton Modifier le rapport actuel  pour modifier ce rapport.

Pour modifier n’importe quel rapport :

1        Le panneau Rapports étant ouvert, cliquez sur le bouton Gérer les rapports . La boîte de dialogue Gérer les rapports s’affiche.

2        Sélectionnez un rapport puis cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue Rapport s’affiche. Apportez les modifications souhaitées.

3        Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.

Remarque : vous pouvez réorganiser l’affichage des rapports dans la boîte de dialogue Gérer les rapports en utilisant les boutons Monter et Descendre.

Copier les rapports

Vous pouvez copier un rapport. Une technique facile pour créer un nouveau rapport consiste à copier un rapport, puis à modifier la copie.

Pour copier un rapport :

1        Le panneau Rapport étant ouvert, cliquez sur le bouton Gérer les rapports . La boîte de dialogue Gérer les rapports s’affiche.

2         Sélectionnez un rapport puis cliquez sur Copier

Supprimer des rapports

Vous pouvez supprimer un rapport dont vous n’avez plus besoin.

Pour supprimer un rapport :

1        Le panneau Rapport étant ouvert, cliquez sur le bouton Gérer les rapports . La boîte de dialogue Gérer les rapports s’affiche.

2        Sélectionnez un rapport puis cliquez sur Supprimer.

3        Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue.