Les données sources doivent être formatées correctement pour être importées dans OrgPlus.
Dans cette matière...
Les sources de données doivent contenir un champ Position et un champ Relève de. OrgPlus ne peut pas créer d'organigramme hiérarchique si ces champs ne sont pas disponibles lors du processus d'importation.
· Champ Position
Chaque enregistrement doit avoir un champ Position. Il contient généralement un identificateur numérique, par exemple un code de position ou une identité d'employé. Une adresse e-mail peut aussi être utilisée. Il n'est pas recommandé d'utiliser le nom d'un employé car ces noms ne sont pas uniques.
· Champ Relève de
Afin de déterminer la relation hiérarchique (c'est-à-dire, qui relève de qui), chaque enregistrement doit contenir un champ Relève de. Le champ Relève de permet à OrgPlus de créer un organigramme hiérarchique.
Remarque : OrgPlus peut aussi gérer des données contenant une hiérarchie qui ne peut pas être traitée en utilisant seulement les champs Relève de et Position. Voir Hiérarchies complexes pour plus d’information.
Vous pouvez importer un fichier à partir de n'importe quelle source dans la mesure où il remplit un certain nombre de conditions.
Utilisez les indications suivantes pour créer un fichier d'importation :
Pour préparer votre texte à l'importation :
1 Créez une ligne dans le fichier pour chaque enregistrement de votre organigramme.
2 Si vous importez à partir d'un fichier texte, chaque champ doit être séparé par un délimiteur (une tabulation, une virgule, un point-virgule, un espace ou tout autre caractère).
Dans l'exemple suivant, chaque enregistrement contient quatre champs qui sont séparés par des virgules. Ces quatre champs sont Position, Relève de, Nom, et Fonction. La Position sert d'identificateur unique pour chaque enregistrement.
1, ,Chris Phillips,Président
2,1,Lynn Brewer,Directeur financier
3,1,Larry Stevens,Vice-président
3 Si vous importez à partir d'Excel, les virgules ne sont pas nécessaires. Chaque champ doit être saisi dans une cellule.
1 |
|
Chris Philips |
Président |
2 |
1 |
Lynn Brewer |
Directeur financier |
3 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président |
4 Vous pouvez également encadrer chaque valeur de champ dans des délimiteurs de texte.
Par exemple, si vous séparez les champs par des espaces, il est nécessaire d’encadrer les valeurs de chaque champ de délimiteurs différents si les valeurs de ce champ contiennent des espaces. Les valeurs d'un champ peuvent être encadrées de guillemets comme dans l'exemple suivant : ”2”;”1” ;”Lynn Brewer”; ”Directeur financier”.
5 Si vous souhaitez utiliser un de vos délimiteurs de texte comme caractère littéral, précédez-le d'un caractère d'échappement.
Par exemple, si une valeur de champ contient des guillemets, placez devant une barre oblique inversée pour qu'OrgPlus sache qu'il s'agit d'un caractère littéral et non d'un délimiteur de champ.
6 Chaque enregistrement doit contenir un champ Position et un champ Relève de. Si ce n’est pas le cas, l'assistant d'import ne peut pas déterminer la relation entre les enregistrements.
7 Vous pouvez créer une ligne d'en-tête qui indique à OrgPlus les noms des champs dans les fichiers texte et Excel.
Si vous créez une ligne d'en-tête, elle doit se trouver à la première ligne du fichier. Au lieu de contenir des valeurs de champ, cette ligne contient les noms des champs eux-mêmes, par exemple : nom de l'employé, position, relève de et fonction.
8 Assurez-vous qu'il n'y a pas de ligne vierge dans le fichier.
Votre source peut également comprendre des champs de données avancées. Les champs de données avancées automatisent le formatage d'organigrammes et peuvent être utilisés pour identifier les cases d'assistants, insérer des ruptures de sous organigrammes, cacher des branches, ou spécifier des styles d'organigrammes pour des branches sélectionnées. De plus, les champs de données avancées peuvent également être utilisés pour identifier des lignes à ignorer lors du processus d'import.
Afin d'utiliser des champs de données avancées, vous devez insérer un en-tête de ligne dans votre fichier d'import. L'en-tête doit contenir des colonnes qui correspondent à chaque champ de données avancées utilisé. Si vous importez d'une base de données, les champs de la table (ou de la vue) doivent être nommés pour correspondre au champ de données avancées. Typiquement, un fichier d'import Excel serait construit de la manière suivante :
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
EstAssistant |
SautÀ |
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
0 |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
Assistant |
1 |
0 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP |
0 |
1 |
Si un employé travaille régulièrement sous l'autorité de plusieurs superviseurs, ajoutez la colonne SupHiérarchiqueRemp à vos champs de données. De même que le champ RelèveDe, SupHiérarchiqueRemp doit être une liste de nombres, séparés par des points-virgules, faisant référence aux numéros de ligne des personnes de la liste sous l'autorité desquelles l'employé travaille.
Dans l’exemple ci-dessous, Gary Truman travaille sous l’autorité de trois personnes : Larry Stevens (ligne 2), Fred Barnes (ligne 4) et Martin Sawyer (ligne 6).
ID |
SupHiérarchique |
SupHiérarchiqueRemp |
Nom |
Titre |
1 |
|
|
Lynn Brewer |
PDG |
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
VP Ventes |
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
VP Ingénierie |
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
VP Marketing |
5 |
2 |
4;6 |
Gary Truman |
Dir. Ventes/Marketing |
6 |
3 |
|
Martin Sawyer |
Dir. Ingénierie |
Dans cet exemple, Gary Truman apparaîtra plusieurs fois sur l’organigramme obtenu, en tant que subordonné des trois personnes répertoriées sous SupHiérarchique et SupHiérarchiqueRemp. Dans chaque instance, les autres relations d’autorité de Gary seront indiquées.
SupHiérarchiqueRemp est légèrement différent de SupHiérarchiqueAux. Reportez-vous à la section SupHiérarchiqueAux pour plus d’informations sur ce champ de données.
Si le champ EstAssistant est inclus dans un fichier d'importation, OrgPlus peut automatiquement formater les assistants de votre organigramme. Si la valeur du champ EstAssistant d’un enregistrement est de 1, la case correspondante devient celle d'un assistant.
Par exemple, si le champ EstAssistant pour Corinne Speer est réglé sur 1 dans le fichier d'importation, l'organigramme qui en résulte est formaté comme suit :
Remarque : vous pouvez spécifier un style de branche assistant dans la colonne EstAssistant (reportez-vous au tableau de la section StyledeBranche ci-dessous).
Si le champ SautÀ est inclus dans un fichier d'importation, OrgPlus insère automatiquement un saut de sous organigramme pour l'enregistrement correspondant.
· En réglant SautÀ sur 0, aucun saut de sous organigramme n'est inséré
· En réglant SautÀ sur 1, un saut de sous organigramme est inséré
· En réglant SautÀ sur une chaîne de texte (par exemple Marketing), un saut de sous organigramme est inséré et le sous organigramme est nommé en se basant sur le texte.
Si le champ RéduireÀ est inclus dans un fichier d'importation, OrgPlus réduit ou développe automatiquement la branche associée à chaque case. En réglant RéduireÀ sur 1, la branche est réduite.
En utilisant le champ de données avancées StyledeBranche, vous appliquez le style de branche spécifié à tous les subordonnés de l'enregistrement sélectionné. Par défaut, les organigrammes créés à l'aide de l'Assistant d'important sélectionnent des styles qui minimisent le nombre total de pages et optimisent la répartition des cases sur chaque page. Pour modifier le style de branche par défaut, cliquez sur l'onglet Démarrage et sélectionnez Optimiser les styles de branche.
Vous pouvez choisir parmi les styles de branche suivants :
Style de Branche |
Nom |
Style de Branche |
Nom |
TreeStyle |
ListStyle |
||
TreeLeftStyle |
LeftListStyle |
||
TreeRightStyle |
BoxListStyle |
||
TreeStaggerStyle |
BoxListLeftStyle |
||
TreeStaggerLeftStyle |
BoxListRightStyle |
||
TreeStaggerRightStyle |
SuperiorBoxListStyle |
||
TwoColumnStyle |
Assistant1Style |
||
TwoColumnTreeStyle |
Assistant2Style |
||
FourColumnStyle |
Assistant3Style |
||
FourColumnTreeStyle |
Assistant4Style |
||
OneColumnStyle |
Assistant5Style |
||
OneColumnLeftStyle |
Assistant6Style |
||
OneColumnCenterStyle |
Assistant7Style |
||
OneColumnLeftCenterStyle |
Assistant8Style |
||
|
OneColumnEdgeLeft |
|
OneColumnEdgeRight |
MultiColumnLine |
CoManagerStyle |
||
MultiColumnPair |
|
|
Le champ Séquence vous permet de contrôler l'ordre dans lequel les cases subordonnées sont organisées sous un responsable. Les cases sont positionnées de gauche à droite puis du haut vers le bas.
Par exemple l'importation des données suivantes ...
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
Séquence |
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
3 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
2 |
4 |
1 |
Fred Barnes |
Vice-président du marketing |
1 |
... générerait l'organigramme suivant :
Remarquez que Larry Stevens, à qui on a assigné le numéro 3 dans la séquence, est 3ème à partir de la gauche.
Le champ Séquence peut aussi être utilisé pour positionner les subordonnés dans plusieurs rangées et colonnes en dessous du responsable. Pour ce faire, saisissez un numéro de rangée et un numéro de séquence séparés par le caractère « : » pour chaque enregistrement importé.
Par exemple l'importation des données suivantes ...
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
0 |
2 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
1:1 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
1:2 |
4 |
1 |
Fred Barnes |
Vice-président du marketing |
1:3 |
5 |
1 |
Gary Truman |
Directeur des opérations |
2:1 |
6 |
1 |
Martin Sawyer |
Directeur financier |
2:2 |
... générerait l'organigramme suivant :
Le champ Exclure vous permet de déterminer la façon dont chaque case est traitée en ce qui concerne les calculs.
· En paramétrant Exclure à 0, la case est incluse dans tous les comptes et calculs.
· En paramétrant Exclure à 1, la case est exclue de tous les comptes et calculs.
· En paramétrant Exclure à 2, la case est exclue de tous les comptes.
· En paramétrant Exclure à 3, la case est exclue de tous les calculs.
Le champ Format vous permet de spécifier le format d’une case donnée. L'exemple ci-dessous contient un sous-ensemble des options disponibles. Reportez-vous à la base de connaissances OrgPlus à www.orgplus.com/support/ pour plus d'informations sur le formatage avancé de champ de données.
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
Format |
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
=”Nom, Titre”, =”Verdana,12, bleu” |
2 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
=”Nom,”, font=”Verdana, 9”, box=” rect_arrondi” |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
=”Nom,”, font=”Verdana, 9”, box=” rect_arrondi” |
4 |
1 |
Fred Barnes |
Vice-président du marketing |
=”Nom,”, font=”Verdana, 9”, box=” rect_arrondi” |
Le champ Spécial vous permet de spécifier les paramètres de formatage tels que le titre d'organigramme et la couleur de l'arrière-plan. Reportez-vous à la base de connaissances OrgPlus à www.orgplus.com/support pour plus d'information sur le champ Spécial.
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
Spécial |
Format |
|
|
|
|
title=”My Corp” |
font= ”Verdana, 24” |
|
|
|
|
=”solidfill, vert” |
|
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
|
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
|
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
|
|
Le champ Spécial peut également être utilisé pour ignorer une dans la source de données importées. Par exemple, tel que montré ci-dessous, un fichier Excel contenant une ligne de total.
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
Salaire |
Spécial |
1 |
|
Lynn Brewer |
Président |
125 000 |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
75 000 |
|
3 |
1 |
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
100 000 |
|
|
|
|
Total |
300 000 |
Ignorer |
Le champ AuxRelèveDe vous permet de spécifier une ou plusieurs relations hiérarchiques auxiliaires dans votre organigramme.
L'importation des données suivantes :
ID |
RelèveDe |
AuxRelèveDe |
Nom |
Fonction |
1 |
|
|
Lynn Brewer |
Président |
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
Vice-président Ventes |
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
Vice-président Technologie |
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
Vice-président du marketing |
5 |
2 |
4 |
Gary Truman |
Directeur des ventes et du marketing |
6 |
3 |
|
Martin Sawyer |
Directeur de la technologie |
donnerait l'organigramme suivant :
Remarque : Les liens de relation hiérarchique auxiliaires multiples pour un enregistrement unique doivent être séparés par des points-virgules.
Vous pouvez définir l'apparence des lignes auxiliaires avant l'importation en ajoutant des règles de formatage au champ AuxRelèveDe.
Vous pouvez définir les attributs de ligne suivants :
Les chaînes des règles de formatage sont placées entre parenthèses après le chiffre représentant la relation AuxRelèveDe. Dans cet exemple, la relation auxiliaire de Gary Truman sera représentée sous la forme d'une ligne pointillée blanche de 0,25 points, positionnée autour de l'organigramme et comportant une étiquette "40%".
ID |
RelèveDe |
AuxRelèveDe |
Nom |
Fonction |
1 |
|
|
Lynn Brewer |
PDG |
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
VP Ventes |
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
VP Ingénierie |
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
VP Marketing |
5 |
2 |
4 ("40%", dotted, .25, #FFFFFF, around, both) |
Gary Truman |
Directeur Ventes/Marketing |
6 |
3 |
|
Martin Sawyer |
Directeur Ingénierie |
Chaque règle de formatage est appliquée aux éléments non formatés dans les relations AuxRelèveDe suivantes. Dans cet exemple, toutes les règles de formatage appliquées à la ligne auxiliaire de Gary Truman sont appliquées à Martin Sawyers, à l'exception de l'étiquette (la ligne de Martin Sawyer comporte l'étiquette "30%").
ID |
RelèveDe |
AuxRelèveDe |
Nom |
Fonction |
1 |
|
|
Lynn Brewer |
PDG |
2 |
1 |
|
Larry Stevens |
VP Ventes |
3 |
1 |
|
Claire Chancellor |
VP Ingénierie |
4 |
1 |
|
Fred Barnes |
VP Marketing |
5 |
2 |
4 ("40%", dotted, .25, #FFFFFF, around, both) |
Gary Truman |
Directeur Ventes/Marketing |
6 |
3 |
3 ('30%'); |
Martin Sawyer |
Directeur Ingénierie |
Remarque : En cas d'intersection de lignes auxiliaires, la ligne de liaison apparaît tiretée.
Le champ FormatRelèveDe vous permet de définir les attributs des lignes RelèveDe reliant les responsables à leurs subordonnés. Dans l'exemple d'organigramme suivant, le format de la ligne reliant Lynn Brewer à son subordonné Larry Stevens est défini dans le champ FormatRelèveDe.
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
FormatRelèveDe |
1 |
|
Lynn Brewer |
PDG |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Ventes |
"75%", solid,.5,#000000 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Ingénierie |
|
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
|
Les attributs et règles formatés sont similaires à ceux décrits dans la section Formater des lignes auxiliaires ci-dessus, avec quelques différences.
Les attributs de ligne suivants peuvent être définis pour les relations hiérarchiques :
Les chaînes définissant les règles de formatage doivent être séparées par des virgules. Dans l'exemple ci-dessus, la ligne reliant Larry Stevens à sa responsable Lynn Brewer sera représentée sous la forme d'une ligne continue noire de 0,5 points, positionnée autour de l'organigramme et comportant une étiquette "75%".
Dans l'exemple ci-dessus, du fait qu'aucun formatage n'est spécifié pour les subordonnés suivants de Lynn Brewer dans le tableau (Claire Chancellor et Fred Barnes), ce sont les informations de formatage spécifiées pour Larry Stevens qui seront appliquées aux lignes de ces subordonnés. Pour spécifier un ou plusieurs attributs de ligne pour ces subordonnés, ajoutez-les au champ FormatRelèveDe. Dans cet exemple, des étiquettes différentes sont appliquées aux autres subordonnés de Lynn Brewer, mais tous les autres attributs de ligne sont formatés en fonction du contenu du champ FormatRelèveDe de Larry Stevens.
ID |
RelèveDe |
Nom |
Fonction |
FormatRelèveDe |
1 |
|
Lynn Brewer |
PDG |
|
2 |
1 |
Larry Stevens |
VP Ventes |
"75%", solid,.5,#000000 |
3 |
1 |
Claire Chancellor |
VP Ingénierie |
"100%" |
4 |
1 |
Fred Barnes |
VP Marketing |
"100%" |