Vous pouvez créer vos propres formulaires personnalisés en utilisant un rapport Comparaison côte à côte en conjonction avec la fonction de publipostage de Microsoft Word.
Pour commencer, vous devrez générer un fichier Excel contenant votre suivi des modifications, en procédant comme suit :
1 Dans OrgPlus Premium, activez l'option Suivi des modifications et effectuez des modifications dans l'organigramme.
2 le panneau Suivi des modifications, sélectionnez l'icône Rapport Excel.
3 Cliquez sur Comparaison côte à côte.
4 Cochez la case Préparer le publipostage. Vous pouvez exporter toutes les modifications ou uniquement celles d'une transaction spécifique.
5 Accédez à l'onglet Sélection des champs.
6 Sélectionnez les champs à inclure dans le rapport PAN.
7 Cliquez sur OK.
8 Par défaut, le fichier est enregistré dans le sous-dossier de la fonction de suivi des modifications de votre dossier Mes organigrammes (ou directement dans le dossier Mes organigrammes si le sous-dossier de la fonction de suivi des modifications n'existe pas). Notez le nom du fichier ou enregistrez le rapport Excel dans un emplacement facilement accessible (le bureau de votre ordinateur par exemple). Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez créer un formulaire intégralement dans Microsoft Word, ou utiliser l'un des modèles de rapport PAN situés dans le sous-dossier Modèles de PAN de votre dossier d'installation OrgPlus Premium (généralement C:\Program Files\Insperity\OrgPlus 9\PANSamples). Si vous utilisez un modèle de formulaire, les champs par défaut ne seront peut-être pas les mêmes que ceux que vous souhaitez inclure. Ajustez les champs en effectuant les opérations suivantes. Vous pouvez également utiliser le formulaire existant de votre entreprise, s'il est au format Microsoft Word.
Dans Microsoft Office Word 2007
1 Ouvrez Microsoft Office Word 2007. Cliquez sur l'onglet Publipostage.
2 Cliquez sur Sélection des destinataires.
3 Choisissez Utiliser la liste existante.
4 Sélectionnez le document Excel que vous avez exporté depuis OrgPlus Premium (voir Générer la source de données pour plus d'informations).
5 Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant si vous souhaitez utiliser Sheet1$ et si la première rangée contient des titres (laissez cette case cochée). Cliquez sur OK.
6 Mettez en surbrillance l'endroit où vous souhaitez faire apparaître un champ de données, cliquez sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ désiré. Cliquez sur Insérer.
7 Vous pouvez obtenir un aperçu de votre formulaire en cliquant sur Aperçu des résultats. Utilisez les flèches en regard de Aperçu des résultats pour passer en revue les contacts de votre fichier Excel.
8 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer et fusionner et choisissez l'option souhaitée : Editer des documents individuels, Imprimer des documents ou Envoyer des messages e-mail.
Dans Microsoft Office Word 2003
1 Ouvrez Microsoft Office Word 2003. Cliquez sur le menu Outils, sélectionnez Lettres et publipostage, puis Fusion et publipostage.
2 Un volet Fusion et publipostage apparaît sur le côté droit de votre écran.
3 Sélectionnez Lettres et cliquez sur Suivante : Document de base.
4 Sélectionnez Utiliser le document actuel et cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
5 Cliquez sur Utilisation d'une liste existante et cliquez sur Suivante : Ecriture de votre lettre.
6 Sélectionnez le document Excel que vous avez exporté depuis OrgPlus Premium (voir la section "Générer la source de données").
7 Une boîte de dialogue s'affiche, vous demandant si vous souhaitez utiliser Sheet1$ et si la première rangée contient des titres (laissez cette case cochée). Cliquez sur OK.
8 8 La liste de tous les contacts inclus dans votre document Excel s'affiche. Tous les contacts sont cochés par défaut. Décochez des contacts pour les exclure du publipostage. Cliquez sur OK.
9 Cliquez sur Suivante : Ecriture de votre lettre.
10 Mettez en surbrillance l'endroit où vous souhaitez faire apparaître un champ de données, et choisissez Autres éléments dans le volet Fusion et publipostage. La liste de vos champs s'affiche. Choisissez le champ que vous souhaitez insérer.
11 Cliquez sur Suivante : Aperçu de vos lettres une fois que vous avez ajouté tous les champs que vous souhaitez inclure.
12 Microsoft Word affiche un aperçu de votre rapport. Dans le volet Fusion et publipostage, cliquez sur les flèches pour passer en revue les contacts de votre fichier Excel.
13 Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion.
14 Dans le volet Fusion et publipostage, sélectionnez Imprimer ou Editer des lettres individuelles pour finaliser vos documents.
Une fois que vous avez créé votre formulaire, vous pouvez le réutiliser aussi souvent que nécessaire sans avoir à effectuer de nouveau toutes les opérations décrites ci-dessus. Lorsque vous ouvrirez votre formulaire pour la première fois, Microsoft Word vous demandera l'autorisation d'exécuter une commande SQL pour charger les données. Cliquez sur OK. Lorsque vous exportez vos données depuis OrgPlus Premium, vous pouvez remplacer le formulaire Excel existant ou enregistrer le nouveau fichier Excel sous un nouveau nom. Si vous remplacez le formulaire existant, vous pourrez prévisualiser vos résultats immédiatement. Si vous créez un nouveau fichier, vous devrez commencer par indiquer le nouveau fichier Excel à Microsoft Word.